فاتورة المبيعات وكيفية إعدادها ومما تتألف
إن المحاسبة المالية تقوم على تسجيل العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية بعد إرفاقها بالمستندات التي تؤيدها، فلا يجوز تسجيل عملية مالية بدون وجود وثيقة إثبات للعملية.ففي حالة قيام الشركة ببيع منتج ما فيتم إثبات هذه العملية من خلال فاتورة مبيعات لها خصائص معينة تمهيداً لإثبات عملية البيع في الدفاتر المحاسبية.
العناصر التي يجب أن تتوفر في فاتورة المبيعات:
تعتبر الفواتير جزءاً مهماً من أجزاء المحاسبة المالية لجميع المنشآت والشركات بمختلف أعمالها.وفي الواقع لا بد من توافر بعض العناصر الضرورية لكي تستوفي الفاتورة الشروط الفنية و هذه العناصر هي:
- نوع الفاتورة : هل هي فاتورة مبيعات، مشتريات، مرتجع مبيعات، مرتجع مشتريات ونجد نوع الفاتورة مسجلاً في أعلى الفاتورة.
- اسم الجهة التي حررت الفاتورة أي البائع هل هو منشأة فردية أم شركة؟ بالإضافة إلى بيانات الشركة الأخرى من شعار و عنوان وأرقام اتصال.
- اسم الزبون الذي تم تحرير الفاتورة له في حال كانت الفاتورة آجلة أما إذا كانت نقدية فيمكن أن لايتم ذكر اسم وبيانات الزبون، ويكفي ذكر اسم الزبون سواء كان شخصاً أم شركة بالإضافة إلى بيانات الشركة من أرقام إتصال وعنوان.
- تاريخ الفاتورة: الذي تم تحرير الفاتورة فيه.
- رقم الفاتورة: بالنسبة للبائع يجب أن يقوم بإصدار فواتير المبيعات بأرقام متسلسلة.
- من الأفضل ذكر شروط تسليم البضاعة في الفاتورة فهل يتم التسليم عند مستودع البائع وبالتالي يتحمل المشتري نفقات النقل أم أن التسليم يشترط أن يتم عند المشتري فتكون نفقات النقل يتحملها البائع.
- ذكر شروط الدفع: فهل يجب الدفع في تاريخ محدد أم على دفعات وهذا في الفواتير الآجلة.
- بنود المواد: المادة و الكمية و الواحدة والسعر للقلم ثم مجموع الأقلام.
- الحسومات أو الإضافات إن وجدت.
- الضريبة.
- المجموع الإجمالي.
و يكون هناك نموذج جاهز لفواتير المبيعات يتم تعبئته فقط ثم يتم توقيع الفاتورة أو ختمها و إعطاء نسخة للمشتري و الإحتفاظ بنسخة يتم تسليمها إلى المحاسب الذي سيقوم بتسجيلها في الدفاتر المحاسبية و أرشفتها.
في كثير من الأحيان يتم ملء فاتورة المبيعات بواسطة برنامج المحاسبة ثم طباعتها على أكثر من نسخة وتسليمها للمشتري وفي بعض الأحيان تكون فواتير المبيعات على شكل دفتر يتم ملء الفاتورة منه ثم اقتصاصها واعطاؤها للمشتري.
تنص قوانين بعض الدول على استصدار فواتير المبيعات من دائرة المالية والتي تقوم بإصدار فواتير مبيعات لكل مؤسسة مسجلة لديها وفق أرقام متسلسلة فتكتسب بذلك الصفة الرسمية ويتم اعتمادها في احتساب ضريبة القيمة المضافة حيث تكون على عدة نسخ يتم تسليم نسخة للزبون ونسخة لدائرة المالية ونسخة تحتفظ بها المنشأة.
يتم إرفاق أية مصاريف نتجت عن فاتورة المبيعات كمصاريف نقل المبيعات حتى يتم ربطها بالفاتورة لدى التسجيل في الدفاتر أو برنامج المحاسبة، بعد تسجيل الفاتورة في الدفاتر يجب أن يتم وضع علامة عليها و حفظها في ملف خاص للرجوع إليها وقت الحاجة.
فاتورة المبيعات التي يصدرها البائع تعتبر فاتورة مشتريات بالنسبة للزبون فهو يقوم بتسجيلها لديه و أرشفتها وبالتالي فإن إصدار الفاتورة يقع على عاتق من يبيع البضاعة.
فاتورة المبيعات هي وثيقة تجارية تُصدر من قبل البائع للمشتري لتوثيق عملية البيع وتفاصيل المعاملة التجارية. تحتوي فاتورة المبيعات على مجموعة من المعلومات الأساسية والتي يمكن صياغتها على النحو التالي لتشمل:
المعلومات التي يجب توفرها في فاتورة المبيعات:
معلومات البائع:
اسم الشركة أو الأفراد البائعين.
عنوان البائع، بما في ذلك العنوان البريدي ورقم الهاتف.
معلومات المشتري:
اسم الشركة أو الأفراد المشترين.
عنوان المشتري، بما في ذلك العنوان البريدي ورقم الهاتف.
تاريخ البيع:
تاريخ إصدار الفاتورة.
تفاصيل المنتجات أو الخدمات المباعة:
وصف مفصل للمنتجات أو الخدمات المقدمة، بما في ذلك الكمية والوحدة والسعر لكل منتج أو خدمة.
إجمالي السعر لكل صنف وإجمالي الفاتورة.
الضرائب والرسوم:
إذا كان هناك ضرائب أو رسوم مطبقة، يجب توضيحها على الفاتورة.
طريقة الدفع:
طريقة الدفع المستخدمة (نقدًا، بطاقة ائتمان، تحويل بنكي، إلخ).
شروط الدفع:
إذا كانت هناك شروط محددة للدفع، يجب توضيحها على الفاتورة.
معلومات إضافية:
أي معلومات إضافية قد تكون ضرورية وفقًا للصناعة أو النوعية الخاصة بالمعاملة.
يعتبر إصدار فاتورة المبيعات أمرًا هامًا للأغراض المحاسبية والقانونية، حيث توثق عملية الشراء وتعمل كدليل قانوني للأطراف المعنية.
يتم استخدام فاتورة المبيعات للعديد من الأغراض، بما في ذلك:
- توثيق العملية التجارية: تُستخدم فاتورة المبيعات لتوثيق وتسجيل العملية التجارية بين البائع والمشتري. تعرض التفاصيل الكاملة للمنتجات أو الخدمات التي تم بيعها وتحدد كمياتها وأسعارها.
- المحاسبة والتقارير المالية: تعتبر فاتورة المبيعات جزءًا من السجلات المحاسبية وتُستخدم في إعداد التقارير المالية للشركة. يتم استخدامها لتتبع الإيرادات وتحديد الأرباح والخسائر وإعداد البيانات المالية الشهرية أو السنوية.
- الضرائب والتزامات قانونية: تلعب فاتورة المبيعات دورًا هامًا في حساب ودفع الضرائب المباشرة وغير المباشرة. قد يتطلب القانون في بعض البلدان إصدار فاتورة مبيعات صالحة للشرعية الضريبية لتأكيد عملية البيع وتحديد المبالغ التي يجب أن تكون مشمولة بالضريبة.
- حماية المشتري والبائع: توفر فاتورة المبيعات سجلاً وثيقًا للمعاملة التجارية ويعتبر دليلاً قانونيًا لكل من البائع والمشتري. تساعد في حماية حقوق الطرفين في حالة وجود أي خلافات أو ادعاءات لاحقة بشأن العملية التجارية.
- إدارة المخزون: تعمل فاتورة المبيعات كوثيقة تدل على كميات المنتجات التي تم بيعها وتساعد في إدارة المخزون. يمكن استخدامها لتحديد المنتجات التي يجب إعادة طلبها وضمان توافر المخزون الملائم.
بالإضافة إلى الاستخدامات السابقة، هناك بعض النقاط الإضافية التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بفاتورة المبيعات:
- تسهيل عملية المراجعة والضمان: يمكن استخدام فاتورة المبيعات لتسهيل عملية المراجعة والضمان، حيث يمكن للعملاء استخدامها لإثبات الشراء والتواصل مع البائع في حالة وجود مشكلات أو ضمانات.
- تسهيل إعادة الشراء وإعادة البيع: قد يحتاج العملاء إلى فاتورة المبيعات لإعادة الشراء أو لإثبات الشراء للأغراض التجارية الأخرى. وبالمثل، يمكن للبائعين استخدامها كدليل لإثبات المبيعات وتسهيل عملية إعادة البيع للمنتجات.
- تحليل البيانات والتوجيه الاستراتيجي: يمكن استخدام فاتورة المبيعات لتحليل البيانات المتعلقة بالمبيعات، مثل تحديد أكثر المنتجات مبيعًا أو العملاء الأكثر إنفاقًا. يمكن استخدام هذه البيانات في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المستقبلية وتحسين استراتيجيات التسويق وإدارة الأعمال.
- المسؤولية القانونية والمالية: تسهم فاتورة المبيعات في تحقيق المسؤولية القانونية والمالية للبائعين، حيث تكون سجلاً موثوقًا به للمبيعات والإيرادات التي يمكن التدقيق فيها من قبل السلطات الضريبية والمحاسبين.
ملحوظة: يجب أن تلتزم فاتورة المبيعات بالقوانين واللوائح المحلية المتعلقة بإصدار الفواتير وتكون واضحة ودقيقة في المعلومات المذكورة بها. يمكن استشارة محاسب أو خبير