القيود المستخدمة في نظام الجرد الدوري و المستمر
إن النشاط الأساسي للمنشآت التجارية يتعلق بالبضاعة التي تقوم بشرائها ثم إعادة بيعها بهدف تحقيق الربح وعادة ما يكون للمنشأة مخزون من البضاعة وهذا المخزون يسمى مخزون آخر المدة في نهاية الفترة المحاسبية وهو نفسه مخزون أول المدة في بداية الفترة المحاسبية التالية.
و من أجل حصر المخزون وتحديد المتوفر منه و ما تم بيعه منه وتحديد تكلفة البضاعة المباعة نلجأ إلى أحد نظامي الجرد: الدوري أو المستمر
الجرد الدوري (Periodic Inventory) والجرد المستمر (Perpetual Inventory) هما نهجان مختلفان في إدارة وتتبع المخزون في الأعمال التجارية. وفيما يلي الفرق بينهما:
الجرد الدوري (Periodic Inventory):
يتطلب الجرد الدوري إجراء جرد دوري للمخزون بشكل منتظم، عادةً مرة واحدة في السنة أو في فترة زمنية محددة.
يتم تسجيل المشتريات والمبيعات في حساب مؤقت خلال فترة الجرد، وعند انتهاء الفترة يتم حساب التكلفة المباشرة للمبيعات بناءً على الفروق بين المشتريات والجرد البدني.
يعتبر الجرد الدوري أقل تكلفة ومعقدة للتنفيذ، ولكنه يوفر رؤية عامة عن المخزون على مستوى السنة المالية.
الجرد المستمر (Perpetual Inventory):
يعتمد الجرد المستمر على تحديث مستمر لسجل المخزون بناءً على الحركات المستمرة للمشتريات والمبيعات.
يتم استخدام نظام معلومات محوسب (مثل نظام إدارة المخزون) لتسجيل وتتبع حركات المخزون وتحديث المستويات والتكاليف بشكل فوري.
يوفر الجرد المستمر رؤية دقيقة وفعالة لمستويات المخزون وتكاليفه، ويسهل تحديد الانحرافات وإدارة التوازن المالي.
باختصار، الجرد الدوري يعتمد على جرد دوري للمخزون وحساب التكلفة بناءً على الفروق بين المشتريات والجرد البدني، في حين أن الجرد المستمر يعتمد على تحديث مستمر لسجل المخزون وتحديد التكلفة بناءً على الحركات المستمرة.
قيود الجرد الدوري:
تقوم المنشأة في هذا النظام بجرد المستودع مرة واحدة في نهاية الفترة المحاسبية لتحديد كمية المخزون وبالتالي لا تحتاج المنشأة إلى الإحتفاظ بسجلات تفصيلية للمخزون و تقوم بتحديد تكلفة البضاعة المباعة في نهاية الفترة فقط عن طريق تحديد قيمة مخزون أول المدة و إضافة ما تم شراؤه خلال الفترة و طرح مخزون آخر المدة
يمتاز هذا النظام بالسهولة و البساطة وخفض التكاليف لكنه لا يساعد في تتبع المخزون وتكلفة البضاعة المباعة إلا في نهاية الفترة
القيود:
في حالة الشراء نجعل حساب المشتريات مديناً بقيمة البضاعة و النقدية أو المورد دائناً (حسب طريقة الشراء نقداً أو بالأجل)
××× من ح/ المشتريات
××× إلى ح/ المورد
تسجل مصاريف الشراء التي يتحملها المشتري في دفاتر المشتري عن طريق جعل حساب مصاريف الشراء مديناً والنقدية أو المورد دئناً (إذا قام المورد بالدفع كدين على المشتري):
××× من ح/ مصاريف الشراء
××× إلى ح/ النقدية
في حالة رد جزء من البضاعة نجعل حساب المورد أو النقدية مديناً و حساب مردودات المشتريات دائناً
××× من ح/ المورد
××× إلى ح/ مردودات المشتريات
عندما يتم بيع جزء من البضاعة نجعل حساب المبيعات دائناً و حساب النقدية أو العميل مديناً (حسب طريقة البيع نقداً أو بالأجل)
××× من ح/ العميل
××× إلى ح/ المبيعات
مصاريف المبيعات التي يتحملها البائع تسجل بجعل حساب المصاريف مديناً والنقدية أو العميل دائناً (إذا قام العميل بدفع المصاريف نيابة عن البائع):
××× من ح/ مصاريف المبيعات
××× إلى ح/ النقدية
في حال ردّ العميل جزء من البضاعة المباعة أو كلها نجعل حساب مردودات المبيعات مديناً بقيمة البضاعة المردودة:
××× من ح/ مردودات المبيعات
××× إلى ح/ العميل
تسهّل البرامج المحاسبية عملية تتبع المخزون وإدارته من خلال اختصار القيود الواجب إدخالها إلى البرنامج حيث يقوم البرنامج بإنشائها تلقائياً بالإضافة إلى قيامه بكافة العمليات الحسابية اللازمة، ونستطيع أن نجد الكثير من الأمثلة العملية على عمليات المخزون في برامج المحاسبة التي تساعد في تتبع المخزون وإدارته بطريقة آلية تقلل الجهد المحاسبي الواجب بذله.
قيود الجرد المستمر:
في نظام الجرد المستمر تحتفظ المنشأة بسجلات تفصيلية للمخزون يتم تسجيل كل عملية صرف أو إدخال للبضاعة ويتم حساب تكلفة البضاعة البضاعة عند كل عملية وهذا النظام يحقق رقابة أفضل على المخزون ويعطي معلومات عن المخزون لدى كل حركة للبضاعة لكنه يتطلب تكلفة اضافية لمراقبة المخزون و الاحتفاظ بسجلات تفصيلية
القيود:
في حالة الشراء نجعل حساب المخزون مديناً بقيمة البضاعة و النقدية أو المورد دائناً (حسب طريقة الشراء نقداً أو بالآجل)
××× من ح/ المخزون
××× إلى ح/ المورد
في حالة رد جزء من المشتريات أو كلها نجعل حساب المخزون دائناً بقيمة المردودات و النقدية أو المورد دائناً
××× من ح/ المورد
××× إلى ح/ المخزون
يتم تسجيل مصاريف الشراء التي يتحملها المشتري وذلك بجعل حساب المخزون مديناً بقيمة مصاريف الشراء والنقدية أو المورد دائناً
××× من ح/ المخزون
××× إلى ح/ النقدية
في حالة البيع يتم عمل قيدين: الأول لإثبات عملية البيع حيث يجعل حساب النقدية أو العميل مديناً و حساب المبيعات دائناً
××× من ح/ العميل
××× إلى ح/ المبيعات
القيد الثاني لإثبات تكلفة البضاعة المباعة:
××× من ح/ تكلفة البضاعة المباعة
××× إلى ح/ المخزون
في حالة مردودات المبيعات يتم تسجيل قيدين:
××× من ح/ مردودات المبيعات
××× إلى ح/ العميل
××× من ح/ المخزون
××× إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة
بالنسبة لمصروفات المبيع التي يتحملها البائع فيتم معالجتها بنفس الطريقة في الجرد الدوري
××× من ح/ مصاريف المبيعات
××× إلى ح/ النقدية
متى نستخدم الجرد الدوري ومتى نستخدم الجرد المستمر؟
نستخدم الجرد الدوري والجرد المستمر حسب احتياجات الشركة ونوع العمل الذي تقوم به. إليك أمثلة على متى يتم استخدام كل منهما:
الجرد الدوري يستخدم عادة في الحالات التالية:
- الشركات ذات الحجم الصغير: في الشركات الصغيرة التي لا تتوفر فيها موارد كافية لتنفيذ نظام جرد مستمر، يكون الجرد الدوري أكثر بساطة وتكلفة أقل للتنفيذ.
- الصناعات ذات المخزون غير المعقد: في بعض الصناعات التي تحتوي على مخزون بسيط وقليل التنوع، مثل بعض محلات البقالة أو المتاجر التجزئة الصغيرة، يمكن استخدام الجرد الدوري بشكل ملائم.
- تقلبات في القيمة والمعروض: إذا كانت المنتجات أو الخامات التي تتم تداولها تعاني من تقلبات في القيمة أو المعروض، قد يكون الجرد الدوري أكثر مناسبة لتسجيل هذه التغيرات.
الجرد المستمر يستخدم عادة في الحالات التالية:
- الشركات ذات حجم كبير ومعقدة: في الشركات الكبيرة التي تدير مخزونًا ضخمًا وتعمل في قطاعات متنوعة، يكون الجرد المستمر ضروريًا لتتبع المخزون بشكل فعال ودقيق.
- الصناعات المعقدة والحساسة: في بعض الصناعات التي تتطلب تتبع دقيق للمخزون، مثل الصناعات الغذائية أو الصناعات الدوائية، يكون الجرد المستمر أسلوبًا أكثر فعالية لتحقيق الدقة وتجنب الانحرافات.
- الحاجة إلى معرفة فورية للمخزون: في الأعمال التجارية التي تحتاج إلى معرفة فورية للمخزون: في الأعمال التجارية التي تحتاج إلى معرفة فورية لمستوى المخزون وتحديثاته بشكل مستمر، مثل الشركات التجارية عبر الإنترنت أو المتاجر الكبيرة، يكون الجرد المستمر الأفضل لأنه يوفر معلومات دقيقة وفورية عن المخزون المتاح والمبيعات.
- تحسين إدارة المخزون والتوازن المالي: الجرد المستمر يساعد في تحسين إدارة المخزون وضبطه بشكل دقيق، حيث يمكن تحديد الأصناف التي تحتاج إلى إعادة طلب وتوجيه الجهود في تحسين الإمداد والتوزيع. كما يسهل التحقق من التوازن المالي بين المبيعات والمخزون وتكاليف التخزين.
مع الاختلافات بين الجرد الدوري والجرد المستمر، يجب على الشركات اختيار النهج الأكثر مناسبة لاحتياجاتها وظروفها الخاصة. قد يتطلب ذلك تحليل الأعمال واحتياجات المخزون والموارد المتاحة لاتخاذ القرار الصحيح بشأن الأسلوب المناسب لإدارة المخزون.