يومية الصندوق ماهيتها وكيفية إعدادها
إن يومية الصندوق أو حركة النقدية من الوثائق المهمة جداً في عالم المحاسبة ولا يمكن الاستغناء عنها بالنسبة لأغلب المشاريع والمنشآت، وتعبر عن قيمة المقبوضات والمدفوعات في يوم محدد ولذلك تم تسميتها بيومية الصندوق.
تسجيل حركة الصندوق في المحاسبة يشير إلى تسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بصندوق النقدية في سجلات المحاسبة. يتم تسجيل كل عملية صادرة (مثل سحب نقدية، أو دفع فاتورة، أو شراء أصول) وكل عملية واردة (مثل إيداع نقدية، أو استلام دفعة، أو بيع أصول) في سجل الحركة النقدية.
تسجيل حركة الصندوق يتم عادة باستخدام دفتر النقدية أو الكاشير. يتم تاريخ وتسجيل المبلغ المالي والوصف البسيط للعملية المالية، بالإضافة إلى تحديد ما إذا كانت صادرة أم واردة. يجب أن يتم تسجيل كل حركة نقدية بدقة وفي الوقت المناسب لضمان دقة السجلات المحاسبية.
على سبيل المثال، إذا قامت الشركة بسحب مبلغ نقدي لسداد فاتورة مورد، سيتم تسجيل هذه العملية كحركة صادرة في سجل الحركة النقدية، مع تاريخ العملية والوصف والمبلغ المسحوب. بالمثل، إذا تم إيداع مبلغ نقدي من عميل، سيتم تسجيل هذه العملية كحركة واردة في سجل الحركة النقدية، مع تاريخ العملية والوصف والمبلغ المودع.
تسجيل حركة الصندوق بشكل صحيح ومنتظم يساعد في تعقب التدفقات النقدية وفهم الحالة المالية للشركة.
مكونات يومية الصندوق:
تتألف اليومية من أربعة أعمدة رئيسية: العمود الأول لرقم العملية والعمود الثاني للمقبوضات أما الثالث فللمدفوعات ثم العمود الأخير للبيان، ويمكن إضافة المزيد من الأعمدة بحسب التفاصيل التي نرغب في كتابتها بجانب كل عملية.
إن العمليات تنقسم إلى قسمين رئيسيين:
عمليات نقدية: وهي التي يكون الصندوق طرفاً فيها عن طريق قبض أو دفع مبلغٍ ما.
عمليات ذمم: وهي العمليات الآجلة والتي لا يكون الصندوق طرفاً فيها.
في بعض المنشآت التي تعتمد على التسجيل الورقي لكامل العمليات قبل تسجيلها على الكمبيوتر، يتم إدراج كامل العمليات في اليومية، المقبوضات والمدفوعات والذمم، وعند التسجيل في الكمبيوتر يتم تصنيف هذه العمليات وتبويبها.
أحد البرامج المحاسبية الذي يقوم بتصنيف العمليات في صفحة اليومية إلى مقبوضات ومدفوعات وذمم هو برنامج الخوارزمي حيث يمكننا تسجيل كافة العمليات من خلال تصنيفها إلى عمليات نقدية (مقبوضات - مدفوعات) وعمليات ذمم.
في بعض برامج المحاسبة يتم تسجيل عمليات الصندوق من خلال تبويب سند قبض و سند دفع دون الحاجة إلى تسجيل قيود مباشرة كبرنامج مانجر المجاني حيث يقوم البرنامج بحفظ القيد بشكل تلقائي.
يومية الصندوق والعملات:
في حال كنا نتعامل بأكثر من عملة فيجب عندها أن يكون لدينا صندوق مستقل لكل عملة، فإذا كنا نتعامل بالليرة والدولار مثلاً فيجب أن نخصص صندوقاً لليرة وصندوقاً آخر للدولار.
بالمثل يجب أن تكون يومية كل صندوق منفصلة تماماً عن يومية الصندوق الآخر، بمعنى أن يومية صندوق الليرة منفصلة عن يومية صندوق الدولار وهكذا.
لا تختلف يومية صندوق العملة الأجنبية عن صندوق العملة المحلية إلا في التسمية، فهو يحتوي على حقول المقبوضات والمدفوعات والبيان.
لدى تحويل مبلغ بين الصناديق يجب كتابته في حقل المقبوضات أو المدفوعات بنفس عملة الصندوق سواء على اليومية أم على حساب الصندوق في الكمبيوتر.
كيفية ملء اليومية:
في العادة يقوم أمين الصندوق بملء بيانات اليومية بحسب المقبوضات والمدفوعات التي قام بها، وفي كل عملية قبض أو دفع يقوم بتحرير أو طلب إيصال بالعملية ويقوم بتسجيل بياناته في اليومية كما يقوم بإرفاقه معها.
في نهاية يوم العمل يقوم أمين الصندوق بجمع عمود المقبوضات والمدفوعات وطرح مجموعهما للحصول على الرصيد المدور والذي يجب أن يطابق الرصيد الفعلي الموجود في الصندوق، ثم يقوم بتسجيل الرصيد المدور والتوقيع أسفل اليومية.
أخيراً يقوم أمين الصندوق بتسليم اليومية للمحاسب مرفقة بكافة الإيصالات والأوراق الثبوتية الأخرى التي تثبت العمليات التي قام بها طيلة يوم العمل.
إعداد إيصالات القبض والدفع وتسجيلها في يومية الصندوق:
1. إيصالات القبض (Cash Receipts):
- قم بتحديد التاريخ الصحيح للعملية ورقم الإيصال.
- سجل المبلغ النقدي المستلم في حساب النقدية كمبلغ دائن.
- اختر الحساب المناسب لتصنيف المبلغ المستلم (مثل حساب المبيعات أو حساب العمولات).
- قم بتوثيق المعلومات الأخرى المهمة مثل اسم العميل أو مصدر الدخل.
2. إيصالات الدفع (Cash Disbursements):
- قم بتحديد التاريخ ورقم الإيصال والبائع أو المستفيد.
- سجل المبلغ النقدي المدفوع في حساب النقدية كمبلغ مدين.
- اختر الحساب المناسب لتصنيف المبلغ المدفوع (مثل حساب المصروفات أو حساب الديون).
- قم بتوثيق المعلومات الأخرى المهمة مثل وصف الدفعة أو رقم الفاتورة.
3. تفاصيل يومية الصندوق (Cash Journal):
- قم بفتح صفحة جديدة في يومية الصندوق لتسجيل الحركات النقدية اليومية.
- قم بتسجيل كل عملية قبض أو دفع في اليومية بحسب الترتيب الزمني.
- لكل عملية، سجل التاريخ والوصف ورقم الإيصال والمبلغ المدفوع أو المستلم.
- حاول أن تكون التفاصيل واضحة ومرتبة لسهولة المراجعة والتحليل في وقت لاحق.
4. التسوية والمراجعة:
- في نهاية كل يوم أو فترة محددة، قم بتسوية يومية الصندوق.
- قم بمقارنة سجلات يومية الصندوق بالإيصالات الفعلية والوثائق المالية الأخرى للتحقق من الدقة.
- قم بإجراء المراجعات اللازمة وتصحيح أي أخطاء أو عدم تطابق.
تسجيل إيصالات القبض والدفع في يومية الصندوق يساعد على تتبع التدفقات النقدية وتوضيح حركة النقدية للشركة، ويشكل وثيقة يمكن الرجوع إليها عند الحاجة. يمكن استخدام هذه السجلات للمراجعة وإعداد التقارير المالية اللازمة، مثل التقارير اليومية أو الشهرية أو التقارير السنوية.
إثبات الفروقات عند وجودها في يومية الصندوق:
قد يحدث اكتشاف وجود فارق عند إعداد يومية الصندوق في نهاية يوم العمل وذلك عند مقارنة الرصيد الفعلي في الصندوق مع الرصيد المسجل وبالتالي لإثبات وجود زيادة أو عجز في يومية الصندوق، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
1. قارن الإيصالات: قارن إجمالي المبالغ المستلمة في يومية الصندوق مع إجمالي الإيصالات الفعلية التي تم تسجيلها. يجب أن يكون هناك تطابق بين المبالغ للتأكد من عدم وجود أي إيصالات غير مسجلة.
2. قارن الدفوعات: قارن إجمالي المبالغ المدفوعة في يومية الصندوق مع إجمالي الإيصالات الفعلية التي تم تسجيلها. يجب أن يكون هناك تطابق بين المبالغ للتأكد من عدم وجود أي دفوعات غير مسجلة.
3. التحقق من الرصيد الابتدائي: قارن الرصيد الابتدائي ليومية الصندوق مع الرصيد المتاح في اليوم السابق. إذا كان هناك فرق في الرصيد، يجب التحقق من سبب هذا الفرق، مثل أخطاء في التسجيل أو تحويلات نقدية غير مسجلة.
4. التحقق من الرصيد النهائي: قارن الرصيد النهائي ليومية الصندوق مع الرصيد المتاح في اليوم التالي. إذا كان هناك فرق في الرصيد، يجب التحقق من سبب هذا الفرق، مثل أخطاء في التسجيل أو تحويلات نقدية غير مسجلة.
5. مراجعة الوثائق والسجلات: تحقق من الإيصالات والوثائق المالية الأخرى المستخدمة لتسجيل الحركات النقدية. تأكد من أن جميع العمليات المالية قد تم تسجيلها بشكل صحيح ومنتظم.
6. إعادة الحساب: قم بإعادة حساب إجمالي القبض والدفع في يومية الصندوق للتأكد من صحة الحسابات وعدم وجود أخطاء في التجميع.
إذا كان هناك فرق بين المبالغ المسجلة والمبالغ الفعلية أو في الرصيد النهائي، يجب تحديد سبب الفرق وإجراء التصحيحات اللازمة. قد تشمل هذه التصحيحات إعادة التسجيل، تحويلات نقدية إضافية، أو التحقق من الوثائق المالية للتأكد من صحتها واكتمالها.
وظيفة المحاسب بعد استلام يومية الصندوق:
يقوم المحاسب بتدقيق اليومية وذلك بإعادة جمع الأعمدة وطرح المدفوعات من المقبوضات والتأكد من الرصيد المدور وسلامة العمليات الحسابية، ثم يقوم بمطابقة كل عملية مع الإيصال أو الوثيقة الخاصة بها والمرفقة مع اليومية.
في حال التطابق يقوم المحاسب بالبدء في تسجيل اليومية في برنامج المحاسبة، وعند انتهائه من تسجيل كافة العمليات ومطابقة ما تم تسجيله على الكمبيوتر بيومية الصندوق يقوم بطباعة كشف اليومية التي قام بإنشائها على البرنامج ويرفق اليومية التي تم تسليمها من أمين الصندوق مع الثبوتيات ثم يوقع عليها و يرسلها إلى المدير المالي.
بعد توقيع المدير المالي على يومية الصندوق يتم إعادتها إلى المحاسب والذي يقوم بوضعها في ملف يوميات الصندوق و يؤرشفها مع باقي وثائق المنشأة.
وبالتالي نرى أن يومية الصندوق تعد بشكل يومي ويجب أن تحتوي على الوثائق المؤيدة للعمليات المسجلة فيها بالإضافة إلى تواقيع الأشخاص المعنيين كأمين الصندوق والمحاسب والمدير المالي.