بناء نظام محاسبي متكامل - إنشاء دليل الحسابات
إن دليل الحسابات أو شجرة الحسابات هو عبارة عن الحسابات التي ستتعامل بها المنشأة في أنشطتها سواء أكانت المنشأة صناعية أم تجارية أم خدمية، ويتم إنشاء دليل الحسابات وفق ترتيب معين متعارف عليه في المحاسبة يمكن من خلاله تسجيل العمليات المالية ضمن الحسابات الخاصة بها.
يوضح الدليل المحاسبي الهيكل العام للنظام المحاسبي المتبع في المنشأة الإقتصادية، ويتم إعداده بعد معرفة طبيعة عمل المنشأة والحسابات التي تتعامل بها.
تأتي خطوة إنشاء شجرة الحسابات بعد حصر موجودات ومطاليب المؤسسة حيث يمكن تحديد كافة الحسابات اللازمة للمنشأة من خلال عملية الجرد للأصول والخصوم.
تحديد نظام التسجيل في المنشأة:
تأتي برامج المحاسبة مع دليل محاسبي جاهز مضمّن فيها، حيث لا يحتاج هذا الدليل سوى إلى بعض التعديلات وإضافة الحسابات الغير موجودة فيه ليصبح جاهزاً للعمل.
أما في النظام الدفتري للحسابات والذي يعتمد على التسجيل اليدوي في الدفاتر فنحتاج إلى بناء دليل حسابات كامل من الصفر، كذلك الأمر عند الاستعانة بجداول البيانات "إكسيل" في تسجيل الحسابات، نحتاج إلى تسجيل كافة مستويات الحسابات.
مستويات دليل الحسابات:
المستوى الأول لدليل الحسابات:
تتألف شجرة الحسابات من عدة مستويات، المستوى الأول يضم مجموعات الحسابات الرئيسية وهي حسابات الأصول، الخصوم، المصاريف، الإيرادات.
وتأخذ الأرقام التالية:
1 الأصول
2 الخصوم
3 المصاريف
4 الإيرادات
المستوى الثاني لدليل الحسابات:
ويضم الحسابات الرئيسية التابعة للحسابات السابقة:
الأصول: تنقسم إلى
الأصول الثابتة: وهي الأصول التي يزيد عمرها الإنتاجي على السنة ويتم اقتناؤها بهدف المساعدة في العملية الإنتاجية وليس من أجل إعادة بيعها كالأراضي والآلات والعدد والأدوات والأجهزة والمفروشات المكتبية.
الأصول المتداولة: وهي الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقدية في فترة تقل عن السنة كالمخزون السلعي والعملاء المدينون وغيرها من الحسابات المدينة.
الأموال الجاهزة: وهي عبارة عن النقدية في الصندوق أو البنوك.
الخصوم: تنقسم إلى:
الخصوم طويلة الأجل: وهي الخصوم التي تزيد فترة استحقاقها عن السنة كالقروض.
الخصوم قصيرة الأجل: وهي الخصوم التي تقل فترة استحقاقها عن السنة كالموردون والدائنون.
حقوق الملكية: وتضم رأسمال مالكي المشروع والإحتياطيات والأرباح المحتجزة.
المصاريف: تنقسم إلى:
المصروفات الإدارية والعمومية: هي المصروفات التي تخدم العملية الإدارية للمنشأة كالأجور والرواتب، المطبوعات والقرطاسية، فواتير الهاتف والأنترنت والبريد.
المصروفات البيعية: وهي المصروفات الخاصة بالتسويق والمبيعات
المصروفات التشغيلية: وهي المصروفات الخاصة بالإنتاج والمصنع
الإيرادات: تنقسم إلى:
إيرادات النشاط: هي الإيرادات التي تأتي من النشاط الرئيسي للمنشأة كإيرادات المبيعات.
إيرادات متنوعة: وهي الإيرادات التي تأتي من أنشطة أخرى ليست ضمن العمل الرئيسي للمنشأة.
تصبح الترقيمات على الشكل التالي:
1 الأصول
11 الأصول الثابتة
12 الأصول المتداولة
13 الأموال الجاهزة
2 الخصوم
21 الخصوم طويلة الأجل
22 الخصوم قصيرة الأجل
23 حقوق الملكية
3 المصاريف
31 المصاريف الإدارية والعمومية
32 المصروفات البيعية
33 المصروفات التشغيلية
4 الإيرادات
41 إيرادات النشاط الرئيسي
42 إيرادات متنوعة
المستوى الثالث لدليل الحسابات:
يتم تفريع حسابات المستوى الثالث عن حسابات المستوى الثاني، يمكن أن يكون المستوى الثالث عبارة عن مجموعات يتفرع عنها حسابات كما يمكن أن يكون المستوى الثالث عبارة عن حسابات.
الفرق بين الحساب الرئيسي والحساب الفرعي هو أن الرئيسي لا يحدث عليه أي حركة بينما الحساب الفرعي هو الذي يتحرك ويتم كتابته في القيود ويتم ترصيده.
فمثلاً يمكننا تفريع الحسابات التالية من حسابات الأصول:
1 الأصول
11 الأصول الثابتة
111 مبنى الشركة
112 الآلات
1121 آلة الطباعة
1122 آلة الصبغ
1123 آلة الغسيل
113 كمبيوتر الإدارة
114 طاولة مكتب الإدارة
نلاحظ في هذا المثال أن كمبيوتر الإدارة عبارة عن حساب فرعي يمكن أن يتحرك ويسجل في القيود سواء في المدين أو الدائن، بينما حساب الآلات رغم أنه من نفس المستوى إلا أنه حساب رئيسي لا يجوز تحريكه أو تسجيله في القيود.
يمكننا تفريع الحسابات التي نحتاجها في العمل، وكذلك يمكننا تسجيل الحسابات الرئيسية اللازمة.
دليل الحسابات في المحاسبة الدفترية:
يتم تسجيل شجرة الحسابات في دفتر الأستاذ في الصفحات الأولى على شكل فهرس يوضع بجانب كل حساب رقم صفحة دفتر الأستاذ التي تخصه، بحيث يمكننا الوصول إلى كشف الحساب الذي نرغب به بالنظر إلى شجرة الحسابات في الصفحة الأولى من الدفتر، ويتم تخصيص صفحة على الأقل لكل حساب من حسابات دفتر الأستاذ، في صفحة الحساب هذه يتم تسجيل حركات الحساب بالاعتماد على قيود دفتر اليومية.
دليل الحسابات في برامج المحاسبة:
في أغلب برامج المحاسبة يمكن الوصول إلى دليل الحسابات من خلال إحدى القوائم الخاصة بالحسابات في البرنامج، ومن هذا الدليل يمكن إضافة وحذف أو تعديل الحسابات.
في برنامج مانجر المجاني للمحاسبة يمكن الوصول إلى شجرة الحسابات عبر الدخول إلى تبويب "إعدادات" ومنه إلى "شجرة الحسابات" حيث يمكن تحرير أي حساب أو إضافته أو حذفه.
أما في برنامج الأمين للمحاسبة فيمكن الوصول إلى دليل الحسابات من قائمة "حسابات" حيث نختار "دليل الحسابات" أو من خلال الأيقونة الخاصة بالدليل في البرنامج.
ثم عن طريق الزر الأيمن للفأرة يمكننا تعديل أو إضافة أو حذف الحساب.
بينما في برنامج البازار للمحاسبة فيمكن الوصول إلى دليل الحسابات من خلال قائمة "المحاسبة المالية" ثم "البطاقات" بعدها "شجرة الحسابات" من القائمة المنسدلة.