هل ستحل برامج المحاسبة الأونلاين محل برامج المحاسبة العادية؟
الإجابة على هذا السؤال ببساطة هي نعم! ستحل برامج المحاسبة الأونلاين محل البرامج العادية، وهذا التحول هو مسألة وقت ليس أكثر، فبالنظر إلى كلا النظامين المحاسبيين نستطيع أن نرى المزايا المتعددة التي يقدمها نظام الأونلاين والتي لا يوفرها النظام العادي.
ما هي برامج المحاسبة الأونلاين؟
هي عبارة عن برامج كبيرة مخزنة على السحابة في سيرفرات بعيدة يتم الدخول إليها بواسطة اتصال انترنت، وبالتالي فهي لا تحتاج سوى إلى جهاز كمبيوتر أو هاتف محمول بالإضافة إلى اتصال بالانترنت.
وللتقريب أكثر: هل دخلت إلى حسابك على الفيس بوك وتصفحت المنشورات وقمت بكتابة منشور وإرساله ثم تفاعل معك عدد من الأصدقاء؟ إن مبدأ برامج المحاسبة الأونلاين يشبه كثيراً هذه المواقع التي تقوم بالتسجيل والنشر فيها، فبتسجيلك لحساب في النظام المحاسبي يمكنك الدخول إلى البرنامج وتسجيل القيود والفواتير والدفعات واستخراج التقارير وغيرها من الأعمال التي يتم إنجازها على برنامج المحاسبة العادي.
لقد بدأ زمان البرامج التقليدية بالانتهاء التدريجي:
في برنامج المحاسبة العادي أنت تحتاج إلى كمبيوتر بمواصفات جيدة لتقوم بتثبيت البرنامج عليه، كما تحتاج إلى عمل صيانة دورية للكمبيوتر وفحصه من الفيروسات والتهديدات المحتملة، والإبقاء عليه في وضع جيد ليستمر البرنامج في العمل دون مشاكل.
هذا يعني بعض التكاليف الإضافية ومعرفة جيدة بالحاسوب وبرامجه وأسس الحماية.
كما أنه من عيوب برامج المحاسبة التقليدية اقتصار عملها على مكانٍ محدد لا تتجاوزه، فمثلاً إذا كنت محاسباً أو مديراً لمنشأة ما وتقوم بتسجيل عملك على الكمبيوتر، ثم رغبت في إتمام عملك من المنزل فيجب عليك اصطحاب الكمبيوتر معك، المشكلة تكمن عندما تكون حواسيب الشركة ثابتة، عندها لا يمكنك العمل إلا ضمن الشركة.
مع برامج المحاسبة الأونلاين يمكنك العمل من أي مكان وأي جهاز سواء أكان حاسوباً شخصياً أو هاتفاً نقالاً، إذ يكفي أن تدخل إلى حسابك في النظام المحاسبي لتتمكن من إتمام عملك.
إن ارتباط برنامج المحاسبة التقليدي بمكان واحد فقط أدى إلى توقفه عن العمل عند الانقال إلى بلدٍ آخر مثلاً، كما نجد في برنامج الأمين للمحاسبة، والذي يجبرك على الالتزام ببلدِ الشراء للعمل على البرنامج، وفور انتقالك إلى بلدٍ آخر يتوقف البرنامج عن العمل!
هذه مشكلة كبيرة بالنسبة للمدراء الذين يطلعون على الحسابات من أماكن مختلفة عن طريق الكمبيوتر المحمول.
وعلى الجانب الآخر يمكنك السفر والعمل من أي مكان في العالم مع برنامج المحاسبة الأونلاين وحتى دون اصطحاب حاسوبك المحمول.
عملية إدارة الفروع في النظام التقليدي للمحاسبة هي عملية مكلفة ومعقدة، حيث تحتاج إلى فنيين يعملون ضمن البرنامج ومتواجدين في بلد الفرع ليقوموا بتثبيت البرنامج وتقديم الدعم اللازم. ثم عملية الربط مع الشركة الأم، وتحقيق الاستقرار في المزامنة بين الفروع والشركة الأم، وعادة ما تأخذ هذه العملية وقتاً طويلاً.
أما في النظام الأونلاين فيمكن الدخول إلى البرنامج من أي مكان في العالم وبالتالي فعملية إدارة الفروع لا تتطلب سوى إنشاء الفروع في البرنامج!
المزايا الآخرى للنظام المحاسبي الأونلاين:
يمكنك إدارة عملك بالكامل عن طريق أحد الأنظمة المحاسبية الأونلاين، فنجد مثلاً في برنامج دفترة للمحاسبة إمكانية إنشاء متجرٍ إلكتروني مرتبط بالبرنامج حيث تتوفر في البرنامج خاصية المتجر التي تعمل بمجرد تفعيلها، يحوي هذا المتجر على عربة التسوق ونظم الدفع الإلكترونية التي يمكن تفعيلها أيضاً ليصبح المتجر جاهزاً وبشكلٍ متكاملٍ مع النظام المحاسبي.
هذا بالإضافة إلى نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية مرتبط بالبرنامج يمكن تفعيله والعمل عليه مباشرة، وبوجود نظام صلاحيات المستخدمين يمكن إدارة دخول المستخدمين إلى البرنامج بالصلاحيات الممنوحة لكلٍ منهم.
هذه المزايا السابقة تسمح بإدارة الشركة بالكامل عن بُعد والإطلاع على كافة النتائج.
أما في البرامج التقليدية فتحتاج المؤسسة إلى ميزانية ضخمة جداً وإلى وقت طويل لبرمجة هذه الأمور وربطها وتجهيزها للعمل.
بالإضافة إلى المزايا السابقة فالبرامج المحاسبية الأونلاين تكون منخفضة التكلفة حيث تتطلب دفع اشتراك شهري أو سنوي منخفض بالمقارنة مع تكاليف البرامج التقليدية.
إضافة إلى أن أعمال الصيانة والأمن يقوم بها أشخاص مختصون ضمن طاقم العمل في النظام الأونلاين.
هذه الأسباب السابقة تدفعنا إلى توقع توقف العمل على برامج المحاسبة التقليدية بشكل تدريجي والانتقال إلى النظم المحاسبية الأونلاين، حتى أن العديد من الشركات المنتجة للبرامج التقليدية أصبحت تصدر نسخاً من هذه البرامج قابلة للعمل أونلاين.