برنامج محاسبة اون لاين - دفترة
تتميز برامج المحاسبة اون لاين بأنها تعمل على أي جهاز كمبيوتر ومن أي مكان في العالم وحتى أنها تعمل على الهاتف المحمول، فيكفي إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور للدخول إلى البرنامج.
وقد تحدثنا في موضوعٍ سابق بشيء من التفصيل عن الفرق بين برامج المحاسبة اون لاين والبرامج العادية. كما قمنا بشرح مزايا وعيوب كل نوع من هذين النوعين.
إضافةً إلى أن برامج المحاسبة اون لاين لا تتطلب تنزيل أو تثبيت للبرنامج ولا تتطلب مواصفات لأجهزة معينة حتى تعمل عليها، ولا تتطلب وصلات أو دارات حماية كما هو الحال في برامج المحاسبة العادية.
يتميز برنامج دفترة للمحاسبة اون لاين بواجهة أنيقة وسهلة للعمل عليها، فعلى الجانب الأيمن نجد كافة الأوامر المحاسبية الرئيسية وتفرعاتها، وعلى الجانب الأيسر العلوي نجد الحساب وتسجيل الدخول أو تغيير كلمة المرور.
يمكن الدخول إلى برنامج الحسابات دفترة من جهاز الكمبيوتر أو من التابلت أو من الجوال (الموبايل) والقيام بنفس العمليات التي يمكن القيام بها من الكمبيوتر المكتبي عبر واجهة سهلة وسريعة، وبالتالي القيام بتسجيل الفواتير والمصاريف وغيرها حتى في حال التواجد بعيداً عن الكمبيوتر المكتبي.
يتيح البرنامج تعدد المستخدمين وبالتالي يمكن لكل مستخدم القيام بالعمليات المحاسبية المختلفة من هاتفه المحمول الشخصي.
يحتوي برنامج دفترة على لوحة التحكم الذي تُظهر ملخصاً للفواتير والمدفوعات والمخزون والربح أو الخسارة و الأنشطة التي قام بها المستخدمون.
إدارة الفواتير:
تظهر لنا الفواتير حسب التسلسل الزمني لتاريخ إنشائها أو بحسب اسم العميل أو بحسب رقم الفاتورة أو حالة الدفع ونستطيع التحكم بذلك، فيمكننا إظهار الترتيب الذي نريد للفواتير، كما يمكننا البحث عن فاتورة معينة.
يمكننا أيضاً استعراض الفواتير بحسب حالتها: المتأخرة عن الدفع أو مستحقة الدفع، غير مدفوعة، فاتورة مسودة، فاتورة مدفوعة بالزيادة، حيث نجد تبويباً منفصلاً لكل حالة من هذه الحالات تظهر ضمنه الفواتير، وهناك تبويب يُظهر كامل الفواتير.
نستطيع إنشاء فاتورة مبيعات وإرسالها عبر الإيميل للعميل كما يمكننا طباعتها أو تصديرها إلى ملف pdf أو تعديلها، ومن تبويب إنشاء فاتورة يمكننا إنشاء حساب عميل جديد.
يمكننا تسجيل وإعداد الضريبة كما يمكننا تسجيل الخصم على الفاتورة كمبلغٍ ثابت أو كنسبة من الفاتورة، يمكننا إضافة بيانات الشحن ومصاريف الشحن والدفعات إلى الفاتورة.
يتيح البرنامج إمكانية تسجيل أي شروط تخص الفاتورة كما يتيح أيضاً إرفاق أي مستندات مع الفاتورة ويمكن إرسال كل ذلك عبر البريد الالكتروني إلى العميل.
نستطيع إضافة تنبيه إلى الفاتورة ويمكننا إضافة شروط وأحكام إلى الفاتورة على شكل ملف نصي وتحميله أو كتابته ضمن الحقل المخصص له.
أخيراً يمكننا معاينة الفاتورة قبل حفظها أو إرسالها عبر الضغط على زر المعاينة فتظهر لنا الفاتورة بشكل النهائي، كما يمكن حفظها كمسودة أو حفظها فقط أو حفظها وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى العميل.
عروض الأسعار:
قد يرغب العميل بالحصول على عروض أسعار للمنتجات أو الخدمات قبل أن يقرر الشراء، وهنا نستطيع إنشاء عرض سعر خاص بالعميل، نقوم فيه بتحديد المنتجات أو الخدمات التي يرغب بها العميل وأسعارها وكمياتها، والخصومات إن وجدت، بالإضافة إلى بيانات الشحن ويمكننا إرفاق أية مستندات مع عرض السعر.
ويمكن تسجيل أية ملاحظات أو شروط ثم معاينة عرض السعر وحفظه كمسودة أو حفظه بشكل نهائي أو يمكننا إرساله إلى العميل بالبريد الإلكتروني أو طباعته وإرساله بشكل ورقي إلى العميل.
مذكرة الائتمان:
يمكننا في برنامج دفترة للمحاسبة اون لاين إنشاء مذكرة ائتمان وإرسالها للعميل، وهي عبارة عن مذكرة تثبت عملية إرجاع السلع أو الخدمات واحتفاظ الشركة بقيمة المرتجعات في رصيد العميل.
أيضاً يمكننا إنشاء المذكرة وإرسالها للعميل على البريد الإلكتروني أو طباعتها وإرسالها بشكل ورقي، كما يمكننا إضافة المواد بالكميات و الأسعار وإضافة بيانات الشحن وإرفاق ملاحظات وأخيراً الحفظ كمسودة أو الحفظ كملف كامل.
الفواتير المرتجعة:
من خلالها يمكننا معاينة المرتجعات والبحث عن فاتورة مرتجع محددة،
الفواتير الدورية:
من خلال هذه الميزة يمكن إضافة فاتورة بشكل دوري، أي أن البرنامج يقوم بشكل آلي بإضافة فاتورة معينة في فترة نقوم بتحديدها، ويمكننا عرض أو تعديل أو حذف أيّ من الفواتير الدورية.
وتنطبق كافة عمليات الفواتير على الفواتير الدورية من إضافة حساب عميل للفاتورة وإرسالها في البريد الالكتروني وإرفاق ملفات بها.
ويمكن في أي وقت إيقاف الفواتير الدورية أو التعديل عليها.
مدفوعات العملاء:
من هذه النافذة يمكننا استعراض مدفوعات العملاء والتعديل عليها أو حذفها، كما يمكننا البحث عن مدفوعات عميل محدد. ويمكننا فلترة المدفوعات.
إعدادات المبيعات:
قد نحتاج إضافة حقول إلى فاتورة المبيعات، كما قد نحتاج إلى إضافة حقل للخصم بجانب كل بند، كما قد نرغب في التعديل على تصميم الفواتير، إلى غير ذلك من العديد من الخيارات التي تمكننا من التحكم في المبيعات والفواتير بشكل كامل.
العملاء:
يمكننا إضافة عملاء جدد أو التعديل على العملاء واستعراض حساباتهم وأرصدتهم وفلترة العملاء، كما يمكننا استيراد قائمة العملاء وبالتالي اختصار الوقت اللازم لإنشاء حسابات العملاء، ويمكن إضافة كافة معلومات العميل من عنوان ورقم هاتف وبريد الكتروني وإضافة صورة للعميل وغير ذلك من البيانات. ويمكن تعديل الإعدادات الخاصة بالعميل وإضافة حقول أو إزالة حقول.
المخزون:
عند إدارة المخزون أول ما يخطر على البال هو المستودعات وإمكانية إضافة المستودعات وتخصيصها، يتيح البرنامج إضافة المستودعات وتعديل بياناتها وتخصيصها.
كما يتيح إضافة عدد لا نهائي من المنتجات والخدمات، ويمكن استيراد المنتجات إلى البرنامج لتوفير الوقت والجهد اللازم لإضافة المنتجات يدوياً.
يحوي البرنامج على كافة العمليات المستودعية من أذون الإضافة أو الصرف، أوامر وفواتير الشراء، مرتجع المشتريات، إدارة كاملة للموردين وبياناتهم، وإدارة عمليات جرد المواد، إضافة إلى التحكم بإعدادات المواد والموردين والمستودعات.
إدارة المالية:
يحتوي برنامج دفترة للمحاسبة اون لاين على المصروفات وسندات الصرف وإمكانية استيراد حسابات المصروفات، وكذلك الأمر بالنسبة للإيرادات، ويمكن إضافة الحسابات البنكية والصناديق وإدارتها، كما يمكن تسجيل القيود اليومية وتعديلها أو طباعتها أو تصديرها، واستخراج كشوف الحسابات وفلترتها.
يحوي البرنامج على دليل حسابات مبسط يمكن من خلاله إضافة أو حذف أو تعديل الحسابات.
يدعم البرنامج عمليات الأصول المختلفة من شراء للأصل وعمل إهلاك له بشكل آلي وإضافة وفلترة الأصول.
يمكن إضافة مراكز التكلفة وإدارتها من تبويب مراكز التكلفة، ومعرفة تكاليف كل مركز بشكل منفصل إلى غير ذلك من العمليات الخاصة بمراكز التكلفة.
يمكن التحكم بإعدادات الحسابات وإضافة أو تعديل تصنيفات المصروفات والإيرادات وإضافة صناديق للموظفين.
إدارة الموظفين:
يمكن إضافة كافة الموظفين الذين سيعملون على البرنامج المحاسبي وتحديد دور كل واحدٍ فيهم وتحديد صلاحيات كل موظف، سواءاً كان الموظف في المبيعات أم المشتريات أم المستودع، وبالتالي لكل موظف من هؤلاء حساب على البرنامج وصلاحيات محدودة، يقوم بالتسجيل وفقاً للصلاحيات الممنوحة له، كما يستطيع الإطلاع في البرنامج ضمن الأمور المسموحة والمحددة له.
التقارير:
يمكن استخراج تقارير المبيعات والمشتريات وتقارير المحاسبة العامة وتقارير العملاء والمخزون بالإضافة إلى سجل النشاط ضمن البرنامج بحيث يمكن الاطلاع على كل نشاط قام به أي مستخدم من مستخدمي البرنامج بحسب الصلاحيات الممنوحة.
القوالب:
يمكن إضافة أو تعديل أو حذف القوالب الخاصة بالفواتير وأوامر الشراء وقوالب البريد الإلكتروني والشروط والأحكام وقوالب الطباعة إلى غير ذلك من القوالب. ويمكن التحكم بقواعد الإرسال الآلي للفواتير وتخصيص قنوات لذلك.
يمكن تغيير الإعدادات الخاصة بالحساب والبرنامج وإعدادات الضرائب والترقيم المتسلسل وإعدادات البريد الإلكتروني.
التطبيقات:
ما يميز برنامج المحاسبة اون لاين دفترة إمكانية إضافة العديد من التطبيقات للبرنامج كتطبيق نظام الموارد البشرية والذي يمكن من خلاله إدارة الموظفين بشكل كامل من حيث الأقسام والمستويات الوظيفية وأنواع الوظائف.
كذلك تطبيق حضور الموظفين والذي يمكن من خلاله إدارة سجلات الحضور والإنصراف ونظام الورديات.
تطبيق المتجر الإلكتروني والذي يمكننا من بناء المتجر الالكتروني وعرض المنتجات والخدمات من خلاله، ويمكن للعملاء ملء سلة التسوق منه والشراء والدفع الكترونياً اون لاين.
والكثير من التطبيقات الهامة لإدارة مختلف أوجه النشاط في المؤسسة، هذه التطبيقات يتم تفعيلها فتظهر بين تبويبات المحاسبة في القائمة اليمنى بشكل مدمج في البرنامج مما يسهل العمل عليها.
يمكن فتح حساب مجاني ضمن برنامج دفترة لتجربته كما يمكن ترقيته لاحقاً إلى حساب مدفوع من الرابط التالي:
اضغط هنا لفتح حساب مجاني ضمن برنامج دفترة