القائمة الرئيسية

الصفحات

صيانة الملفات وإصلاحها في برنامج الأمين للمحاسبة

 صيانة الملفات وإصلاحها في برنامج الأمين للمحاسبة والمستودعات

كما هو الحال في معظم برامج المحاسبة يحوي برنامج الأمين مجموعة من عمليات الصيانة التي تفيد في حال حدوث خطأ في الملفات، أو للتأكد من سلامة الملفات، وعدم وجود مشاكل من أي نوع من الملفات، كما أن بعض عمليات الصيانة تفيد في بعض المهام عند إعادة ترتيب الدليل المحاسبي والدليل الهرمي للمواد. وفي حال ظهور أخطاء أثناء عملية الصيانة سيقوم البرنامج بعرض رسالة بالإخطاء التي تم تصحيحها والتي لم يتمكن من تصحيحها.

يمكن طلب جميع عمليات الصيانة لبرنامج الأمين من:

القائمة  أدوات / إدارة 

لتظهر لك نافذة صيانة الملفات الرئيسية:


صيانة الملفات في برنامج الأمين للمحاسبة

هذه الصيانات المتاحة هي:

إعادة فهرسة الملفات

هذه العملية تقوم بإعادة إنشاء فهارس الملفات، حيث أن الملفات تتكون من ملفات تحوي المعطيات وفهارس، والفهارس لا تحوي معلومات غير موجودة في الملفات الأصلية غير أنها تسرّع بشكل كبير عمليات البحث والوصول إلى المعلومات.

أحياناً بسبب انقطاع الحاسب أو لسبب آخر قد تتعطل ملفات الفهرسة هذه، فيمكن عندها إصلاح المشكلة بإجراء هذه العملية. لاحظ أن هذه العملية قد تستغرق وقتاً طويلاً إذا كان حجم الملفات كبيراً، وخلال مراحل عملية الإنشاء قد لا يستجيب البرنامج إلى أي أمر منك بشكل مباشر، فلا تقلق وعليك بالانتظار.

إن تعطل ملفات الفهرسة للجدول mc000.db سوف لن يسمح لك بالدخول إلى البرنامج مطلقاً، عندها قد تضطر لإجراء عملية الفهرسة.

انقر فوق ابدأ إذا كنت تريد البدء بعملية إعادة الفهرسة أو انقر فوق "السابق" للعودة إلى النافذة السابقة وتغيير التحديدات التي قمت بها أو انقر فوق "إلغاء الأمر" للخروج من عملية صيانة الملفات، عندها سوف تظهر لك رسالة تحذيرية للتأكيد على الخروج من عملية الصيانة.

 انقر فوق "نعم" إذا كنت تريد  فعلاً الخروج من عمليات الصيانة أو انقر فوق "لا" للعودة إلى النافذة السابقة.

 تحديث قاعدة البيانات

هذه العملية تمكنك من تحديث الملفات في قاعدة بيانات البرنامج, أو استعادة الملفات الافتراضية في حال تم حذف أحدها بالخطأ.يمكنك الوصول إلى هذه النافذة من نافذة الصيانة الرئيسية.

تقليص حجم قاعدة البيانات

هذه العملية تمكنك من ضغط حجم قاعدة البيانات وإزالة الفراغات و بالتالي فإن ملفات البرنامج سوف تأخذ حيزاً أقل على القرص الصلب. يمكنك الوصول إلى هذه النافذة من نافذة الصيانة الرئيسية.

تدقيق أرصدة الحسابات

تمكنك هذه العملية من تدقيق أرصدة الحسابات عند وجود بعض الأخطاء أثناء إجراء العمليات اليومية المختلفة، أي أن البرنامج يقوم - وعند طلب هذا الأمر  - بإعادة قراءة سندات القيد وحساب الجانب المدين والجانب الدائن ثم حساب الرصيد لكل حساب.

يمكنك طلب تدقيق أرصدة الحسابات من نافذة الصيانة الرئيسية.

 تدقيق أرصدة المواد والأسعار

تقوم هذه العملية بتدقيق كافة الفواتير التي تحركت بها المواد والتأكد من عدم وجود كميات سالبة أو أخطاء في الوحدات (كأن تكون إحدى الوحدات المستخدمة في الفواتير قد حذفت بطريقة أو بأخرى من بطاقة المادة) ومحاولة إصلاح هذه الأخطاء مع إظهار ما أصلح وما لم يمت إصلاحه.

يمكنك طلب إجراء عملية تدقيق أرصدة المواد من نافذة الصيانة الرئيسية.

 و عند وجود بعض المواد  ذات الرصيد السالب يظهر لك تقرير يعرض أسماء هذه المواد في تقرير يعرض الأخطاء التي تم إصلاحها باللون الرمادي والتي لم  يتم إصلاحها باللون الأحمر.

تدقيق أسعار التعادل

تمكنك هذه العملية من تطبيق أسعار الصرف المحدّدة في نشرة صرف العملات على الفواتير والسندات.يمكنك الوصول إلى هذه النافذة من نافذة الصيانة الرئيسية.

يمكنك طلب تدقيق أسعار التعادل من نافذة الصيانة الرئيسية لتظهر لك نافذة تتضمن:

 خيارات التدقيق

يتيح البرنامج للمستخدم الاختيار بين ثلاث طرق لإجراء عملية التدقيق:

تدقيق وإصلاح

يقوم البرنامج بفحص أسعار صرف العملات في كل من الفواتير أو السندات أو الأوراق المالية المحدّدة ومقارنتها مع تلك المدوّنة في نشرة أسعار الصرف في التواريخ المحدّدة, ثم يتم تعديل تلك الأسعار لتطابق ما ورد في النشرة. ويظهر بعد الانتهاء من هذه العملية تقرير يبين الفواتير والسندات التي تم تعديل أسعار الصرف فيها مع عرض سعر التعادل الذي كان مدوّناً في هذه السندات وسعر الصرف المدوّن بنفس التاريخ في النشرة. تظهر الأسعار التي تم تعديلها بلون رمادي فاتح وتلك التي لم يتمكن البرنامج من تعديلها بلون أحمر.

تدقيق فقط

يقوم البرنامج في هذه الحالة بفحص أسعار التعادل في كل من الفواتير أو السندات أو الأوراق المالية المحدّدة ومقارنتها مع تلك المدوّنة في نشرة أسعار الصرف في تلك التواريخ. ثم يظهر تقرير يبيّن الفواتير أو السندات التي تملك أسعاراً مختلفة عن النشرة, مع إيضاح السعر المدوّن فيها وفي النشرة.

إصلاح فقط

يقوم البرنامج في هذه الحالة بمقارنة أسعار التعادل في كل من الفواتير أو السندات أو الأوراق المالية المحدّدة وتعديلها لتصبح مطابقة لأسعارها في النشرة, لكن دون الحصول على تقرير بالتعديلات التي تمت أو الأسعار التي لم يتمكن البرنامج من التعديل عليها.

مصادر التقرير:

تتضمن هذه القائمة كافة أنواع الفواتير والسندات والأوراق المالية المعرّفة وبتحديد أي منها ستجري العملية المنتقاة من قبل المستخدم عليها.

تحديث الأسعار

خلال عملك اليومي بالبرنامج قد يحدث أن تدخل بعض الفواتير أو السندات بأسعار صرف مغايرة للأسعار المحدّدة في نشرة أسعار الصرف، وإذا أردت تعديل هذه النشرة لما يوافق الأسعار المختلفة المدخلة بحسب التغييرات اليومية لأسعار الصرف، فإنه يمكنك استخدام تقرير تحديث الأسعار من عمليات الصيانة لهذا الغرض.

يمكنك تحديد أحدى العملات التي تريد تحديث أسعارها أو جميع الوحدات باستثناء العملة الفتراضية، والخيارات المتاحة تمكنك من تطبيق عمليات التحديث على الفواتير المخزنة وذلك ضمن فترة زمنية محدّدة.

يمكنك طلب تحديث الأسعار من نافذة الصيانة الرئيسية حيث تظهر لك نافذة تتضمن الخيارات التالية: 

العملة

يمكنك تحديد العملة التي تريد تحديث أسعارها من القائمة المنسدلة الظاهرة جانباً أو يمكنك تطبيق عملية التحديث على جميع العملات باستثناء إحداها أو باستثناء العملة الافتراضية.

تخزين النشرة في قاعدة البيانات

عند تفعيل هذا الخيار يتم تخزين الأسعار الحديثة في قاعدة البيانات في البرنامج ليتم اعتمادها في نشرة الأسعار الجديدة.

التعديل على الأسعار المخزنة

عند تفعيل هذا الخيار  يتم تعديل الأسعار المخزنة.

التنبيه عند وجود أكثر من تعادل في نفس اليوم

قد يحدث إدخال عدة فواتير بأسعار صرف مختلفة وبيوم واحد، في هذه الحالة وعند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار رسالة تحذيرية بوجود أكثر من سعر صرف خلال اليوم الواحد وعليك تحديد السعر الذي تريد تطبيقه من خيارات السعر المختار.

التنبيه عندما السعر لا يساوي الواحد للمستثناة

عند تفعيل هذا الخيار ستظهر رسالة تحذيرية عندما يكون هناك أكثر من سعر صرف للعملة المستثناة.

السعر المختار

عند وجود أكثر من سعر صرف واحد خلال اليوم الواحد لنفس العملة وتريد تحديث الأسعار عليك تحديد السعر الذي تريد إجراء عملية التحديث وفقه، هل هو أعلى سعر صرف تمت به العمليات أو أدنى هذه الأسعار أو هو وسطي الأسعار خلال اليوم الواحد.

 تدقيق الملفات

يستخدم هذا الأمر للتأكد من تكاملية الملفات ومن عدم وجود أخطاء في الملفات مثل وجود قيد غير متوازن أو وجود فاتورة بدون وجود سند اليد الخاص بها.

عند طلب هذا الأمر سيطلب منك البرنامج عمل نسخة احتياطية قبل البدء بعملية الصيانة ثم تظهر لك نافذة تطلب منك خيارات التدقيق الذي تريدها من عملية تدقيق الملفات وكذلك نوع الفحص (الحسابات - السندات - الفواتير - الأفرع - مجموعات المواد - المستودعات - الأوراق المالية والعملات) وفي حال وجود خطأ ما سوف تظهر نافذة الأخطاء التي وجدت أثناء عملية تدقيق الملفات.

يمكنك طلب تدقيق الملفات من نافذة الصيانة الرئيسية. 

انقر فوق إبدأ في حال تريد القيام بعملية التدقيق، أو انقر فوق السابق للعودة إلى النافذة السابقة، أو انقر فوق إلغاء الأمر للخروج من عملية التدقيق. 

في الحلة العامة عليك الإبقاء على تحديد جميع هذه العناصر، وعند وجود أخطاء في الملفات سوف يتم عرض رسالة توضح هذه الأخطاء، بعض هذه الأخطاء سيتم إصلاحها بشكل آلي وستظهر بلون أزرق، والبعض الآخر عليك إصلاحه بنفسك وستظهر بلون أحمر.

خيارات التدقيق:

تدقيق و إصلاح

عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض تقرير بالأخطاء التي وجدت أثناء عملية التدقيق ثم إصلاح هذه الأخطاء.

تدقيق فقط

عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض تقرير بالأخطاء التي وجدت أثناء عملية التدقيق ولا يتم إصلاح هذه الأخطاء.

إصلاح فقط

عند تفعيل هذا الخيار يتم إصلاح الأخطاء التي وجدت أثناء عملية التدقيق دون عرض التقرير الذي يتضمن الأخطاء. 

نوع الفحص 

انقر فوق التالي لتظهر لك نافذة نوع الفحص المطلوب القيام به، قم بتفعيل الخيارات المطلوبة.


إذا رغبت في تنزيل وتثبيت برنامج الأمين فيمكنك الاطلاع على شرح وافي لتثبيته بالإضافة إلى تنزيل وتثبيت قاعدة البيانات مايكروسوفت SQL

وكنا قد تطرقنا إلى شرح إدارة الأنماط في برنامج الأمين وكيفية عملها والإستفادة منها في تسجيل العمليات المحاسبية وحفظها بالإضافة إلى شرح نظام الفروع في برنامج الأمين

يمكنك تنزيل كتاب شامل يشرح برنامج الأمين للمحاسبة للإطلاع على أهم خصائص البرنامج وكيفية العمل عليه




 


تعليقات