القائمة الرئيسية

الصفحات

بناء نظام محاسبي متكامل - الدورة المستندية

 بناء نظام محاسبي متكامل - إنشاء الدورة المستندية

تعتمد المحاسبة في عملها على الوثائق والمستندات، حيث تعد المستندات هي الركيزة الأساسية في العمل المحاسبي، وتشكل الدورة المستندية المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية أي أن الدورة المحاسبية تعتمد على مخرجات الدورة المستندية اعتماداً كاملاً.


بناء نظام محاسبي متكامل الدورة المستندية


فالدورة المحاسبية تتألف من الخطوات التالية:

- تجميع الوثائق والبيانات

- التسجيل في دفتر اليومية

- الترحيل إلى دفتر الأستاذ

- عمل ميزان المراجعة

- عمل التسويات الجردية

- عمل ميزان المراجعة بعد التسويات

- إنشاء القوائم المالية

فكما نلاحظ أن الدورة المستندية تشكل المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية والتي تعتمد على المستندات بشكل كامل.

ولإنشاء نظام محاسبي متكامل لا بدّ في البداية من حصر موجودات ومطاليب المنشأة كخطوة أولى ثم تأتي الخطوة الثانية وهي إنشاء دليل حسابات للمؤسسة تليها الخطوة الثالثة وهي إنشاء الدورات المستندية.


أهمية الدورة المستندية:

المستندات والوثائق هي الركيزة الأساسية التي يقوم عليها القيد المحاسبي، وبالتالي فلا يمكن إنشاء القيود والتسجيلات المحاسبية بدون الاعتماد على وثائق يمكن استخلاص المعلومات منها، ويمكن الرجوع إليها للتأكد من صحة وسلامة التسجيل في السجلات المحاسبية.


ما هي الدورات المستندية المطلوبة عند بناء النظام المحاسبي؟

نحتاج إلى الدورات المستندية التالية:

- الصندوق

- المشتريات الآجلة

- المبيعات الآجلة

- المخازن

- المصاريف


الدورة المستندية للصندوق:

تخص هذه الدورة عمليات الصندوق حيث تحدث الدورة النقدية كالآتي:


المقبوضات النقدية:

يقوم أحد الموظفين (أمين الصندوق) بقبض المال من أحد الأطراف، وبعد عدّه والتأكد منه يقوم بكتابة إيصال قبض على عدة نسخ يعطي نسخة منها للطرف الذي دفع المال، ويقوم بإرفاق نسخة منها مع كشف الصندوق وتبقى نسخة لديه يرفقها بنسخة عن كشف الصندوق.


الدورة المستندية للمقبوضات


المدفوعات النقدية:

في حالة المدفوعات النقدية يقوم أمين الصندوق بدفع المال لأحد الأطراف و يقوم بكتابة إيصال دفع على ثلاثة نسخ يوقع عليه المستلم للمال، ثم يقوم بإرفاق إحدى النسخ مع كشف الصندوق ويحتفظ بنسخة لديه، ثم يرسل الكشف المرفقة به الإيصالات إلى المحاسب.


بالتالي تكون الدورة المستندية للمقبوضات: قبض المال - تحرير الإيصال - إرسال كشف الصندوق مرفقاً بالإيصالات إلى المحاسب.

بالنسبة للمدفوعات: دفع المال - تحرير إيصال الدفع - إرفاق الإيصال بكشف الصندوق وإرساله إلى المحاسب.


المبيعات النقدية:

في حال المبيعات النقدية يقوم أمين الصندوق بقبض المال بناءاً على فاتورة نقدية يرسلها له مسئول المبيعات ثم يقوم بتحرير إيصال قبض والتوقيع عليه وإعطائه مرفقاً بالفاتورة للعميل، بعدها يقوم بإرفاق نسخة عن الإيصال ونسخة عن الفاتورة بالكشف الذي سيرسله للمحاسب.


المشتريات النقدية:

أما في حال المشتريات النقدية فسيقوم مسئول المشتريات أو أمين المستودع بإرسال فاتورة الشراء الموقعة إلى أمين الصندوق الذي سيقوم بتسليم مبلغ الفاتورة للمورد وتحرير إيصال يقوم المورد بالتوقيع عليه.

يرفق نسخة عن الإيصال ونسخة عن الفاتورة بكشف الصندوق الذي سيقوم بإرساله إلى المحاسب.


الدورة المستندية للمشتريات:

تنخفض البضاعة في المستودع إلى حد إعادة الطلب فيقوم أمين المستودع بتسجيل البضائع الناقصة وإرسال قائمة إلى الموظف المسئول عن المشتريات والذي يقوم بإعداد طلب شراء يتم إرساله إلى المورد الذي يقوم بدوره بإرسال عرض سعر إلى مسئول المشتريات.

وبناءاً على عرض السعر يقوم مسئول المشتريات بإنشاء أمر شراء يرسله لأمين المستودع وللمورد الذي يقوم بإرسال البضاعة المطلوبة مرفقة بالفاتورة إلى المستودع.

يقوم أمين المستودع بجرد البضاعة واستلامها والتأكد من مطابقتها لأمر الشراء وللمواصفات والكميات المطلوبة.

ثم يقوم أمين المستودع بإنشاء كشف بالمواد المستلمة مرفقاً بالفواتير وأوامر الشراء ويرسله إلى المحاسب بينما يحتفظ بنسخة من الكشف لديه.

يقوم المحاسب بتسجيل قيود الشراء في دفاتره أو برنامجه المحاسبي بعد التأكد من سلامة هذه العمليات ثم يقوم بأرشفة هذه الكشوف والفواتير وبذلك تنتهي الدورة المستندية للمشتريات.


الدورة المستندية للمشتريات


الدورة المستندية للمبيعات:

يتلقى مسئول المبيعات طلب الشراء من أحد العملاء فيقوم بإنشاء عرض أسعار ويرسله إلى العميل، ثم يقوم العميل بإرسال أمر شراء إلى مسئول المبيعات والذي يقوم بدوره بإعداد أمر بيع بالمواد المطلوبة وإرساله إلى أمين المستودع الذي سيقوم بدوره بتجهيز المواد المطلوبة.

يقوم مسئول المبيعات بتجهيز فاتورة المبيعات وإرسالها مع البضاعة إلى العميل ويحتفظ بنسخة لديه ويرسل نسخة مرفقة بكشف المبيعات إلى المحاسب الذي سيقوم بتسجيل قيود المبيعات وأرشفة الوثائق.

في أحيان كثيرة تكون إجراءات العمل أبسط من الشكل السابق أو حجم الشركة صغير وبالتالي يتم اختصار بعض المراحل السابقة، كما يمكن أن تشمل وظيفة أمين المستودع عمليات البيع والشراء وبالتالي يقوم أمين المستودع بهذه المهام ويقوم بتحرير فواتير المبيع والشراء وأوامر الشراء بنفسه بحسب النظام المتبع في المنشأة.


الدورة المستندية للمخازن:

عند القيام بعمليات مناقلة للمواد بين المستودعات يقوم أمين المستودع بتحرير وثيقة مناقلة، وعند القيام بتسليم مواد أو استلامها يقوم أمين المستودع بتحرير سند استلام أو سند تسليم مواد وذلك في حال عمليات الاستلام والتسليم الداخلية والتي غالباً ما تتم بالنسبة للمواد الأولية ويوقع الطرف المستلم أو المسلّم على السند.

يرسل أمين المستودع نسخاً من هذه السندات مرفقة بكشف عن حركات المستودع إلى المحاسب الذي سيقوم بتسجيل قيود المستودع إذا كان النظام يقضي بتسجيل حركات المستودع الغير مولدة للقيود المالية.


الدورة المستندية للمصروفات:

في بعض المنشآت يتم تسليم مبلغ من المال لمسئول الشراء الذي يقوم بشراء المواد الاستهلاكية وسداد المصروفات المترتبة على الشركة، نسمي هذه المبلغ الذي يتم تسليمه سلفاً إلى مسئول الشراء "عهدة" والتي يقوم بالإنفاق منها وعمل كشف يتضمن المبالغ المقبوضة والمدفوعة مرفقاً بالفواتير والمستندات المؤيدة لصحة التسجيل.

تبدأ الدورة المستندية في هذه الحالة من لحظة استلام المبلغ من أمين الصندوق والتوقيع على إيصال الدفع الخاص بالصندوق حيث يقوم مسئول الشراء بأخذ نسخة عن الإيصال وإرفاقها بالكشف.

عند سداد إحدى المصاريف يقوم مسئول الشراء بإرفاق الفاتورة أو الإيصال بالكشف وهكذا حتى انقضاء المدة أو نفاد العهدة يقوم عندها بإرسال الكشف مرفقاً بالفواتير والإيصالات وباقي المستندات إلى المحاسب الذي يقوم بالتأكد من الكشف والوثائق وتسجيل القيود اللازمة ثم أرشفة هذه الأوراق كاملة.

بعدها يقوم المحاسب بطلب عهدة جديدة لمسئول الشراء يقوم بصرفها له أمين الصندوق وهكذا تبدأ الدورة المستندية من جديد.


الدورة المستندية للمصروفات



يتم إنشاء هذه الدورات المستندية بحسب حجم الشركة ونشاطها والكادر الذي يعمل ضمنها.

الغاية من هذه الدورات المستندية هي الحصول على المستندات التي تثبت العمليات المالية التي تمت في المنشأة والتي يتم الاستناد إليها في تسجيل القيود المحاسبية وإعداد التقارير.

تعد هذه المرحلة ذات أهمية كبيرة في إنشاء نظام محاسبي متكامل يضمن سلامة التسجيلات المحاسبية ضمن المنشأة 


تعليقات