تقرير دفتر الأستاذ في برنامج الأمين للمحاسبة
دفتر أستاذ حساب محدّد هو سندات القيد التابعة لذلك الحساب. حيث يعرض تقرير دفتر الأستاذ سندات حسابٍ محدّد، سواء كان هذا الحساب حساباً فرعياً أو رئيسياً أو ختامياً، أو تابعاً لمركز كلفةٍ محدّد, كما يمكن الحصول على تقرير تظهر فيه العملات الأصلية التي تم التعامل بها وأصول السندات المتولدة (أنماط الفواتير أو السندات).
إن دفتر الأستاذ يمثل أساس سجلات الشركة المحاسبية. ويتكون من السندات التي تتولد عن كل حركة لهذا الحساب (دفع أو قبض, شراء أو مبيع...). وتساعد هذه السجلات على متابعة تاريخ الحركة التفصيلي لكل حساب.
كما يزوّدك هذا التقرير بإمكانية تعقب وتأكّد من كل حركة قبل القيام بترحيلها. إذ أن أخذ القليل من الوقع لمراجعة هذه السندات والتحقق منها سيوفر عليك الوقت الذي ستهدره في توليد سندات معاكسة لتصحيح الأخطاء.
ملاحظة
يمكنك الاختيار بين شكلين مختلفين من أشكال نافذة التقارير. لمزيد من المعلومات انظر الشرح الموجود في نافذة خيارات - عرض حول خيار "تجميع نوافذ حقول خيارات التقارير". مع العلم بأن نفس الخيارات ستكون متوفرة بالشكلين، والذي سيختلف فقط هو طريقة العرض.
يقدم برنامج الأمين للمحاسبة العديد من التقارير كتقارير الحركة وتقرير ميزان العملات وتقارير الجرد وكذلك تقارير الأرباح وغيرها من التقارير.
يمكنك تثبيت برنامج الأمين للمحاسبة بعد تثبيت قاعدة البيانات SQL بطريقة سهلة وسريعة كما يمكنك الحصول على معلومات شاملة عن البرنامج من كتاب تعليم برنامج الأمين.
يتم طلب هذا التقرير من:
القائمة حسابات
لوحة المفاتيح F9
شريط الأدوات
لتظهر لك نافذة دفتر الأستاذ التي تتضمن:
الحساب
للحصول على تقرير دفتر الأستاذ لحساب محدّد, قم بتحديد الحساب في هذه الخانة، تستطيع في هذا الحقل إدخال حساب رئيس أو حساب تفصيلي (فرعي) أو حساب ختامي. (هذه الخانة إجبارية)
مركز الكلفة
للحصول على دفتر الأستاذ للحسابات التابعة لمركز كلفة محدّد, قم بتحديد مركز الكلفة في هذه الخانة, أو ابحث عنه باستخدام نافذة البحث المجاورة، و إذا لم تقم بتحديد مركز كلفة معين فسيتم عرض التقرير وفق جميع مراكز الكلفة لديك.
الفئة
ضع في هذا الحقل رقم الفئة المحدّدة سابقاً في السندات والمطلوب عرض تقرير دفتر الأستاذ وفقها.
المستوى
يتم في هذا الحقل تحديد مستوى التفصيل لتقرير دفتر الأستاذ، وذلك عندما يكون الحساب رئيسياً، عندما تطلب تقرير دفتر الأستاذ لحساب رئيسي بمستوى (1) يعرض التقرير مجموع ورصيد الحساب المحدّد والحسابات التابعة له مباشرة، وعند طلبه بمستوى (2) يعرض التقرير مجموع ورصيد الحساب والحسابات التابعة له مباشرة والحسابات التابعة مباشرة للحسابات التابعة له مباشرة، وإذا كانت الحسابات التابعة له مباشرة حسابات فرعية (تفصيلية) وليس لها حسابات فرعية فسوف يتم عرض سندات تلك الحسابات، وهكذا.
عندما تطلب المستوى (0) فسوف يتم عرض كافة التفاصيل لكل الحسابات الفرعية وسنداتها.
من تاريخ، إلى تاريخ
للحصول على تقرير دفتر الأستاذ خلال فترة زمنية محدّدة, قم بتحديد بداية و نهاية الفترة الزمنية في هاتين الخانتين.
من آخر مطابقة
عند تفعيل هذا الخيار فسوف يتم عرض تقرير دفتر أستاذ الحساب اعتبار من تاريخ آخر مطابقة قمت بتثبيته عند طلب مطابقة حساب.
العملة
اختر من القائمة العملة التي سيتم وفقها عرض قيم القيود.
ملاحظة
عند اختيار عملة تختلف عن العملة الأساسية فإن التقرير سيعرض قيم القيود وفق أسعار تعادل هذه العملة بتاريخ الحركة (أي سعر التعادل المحفوظ لهذه العملة بنشرة أسعار الصرف في تاريخ تحرير القيد - أو تاريخ تحرير أصل القيد الذي تولد عنه) وليس بالتاريخ الحالي.
التعادل
يظهر هنا سعر التعادل لهذه العملة.(هذه الخانة للقراءة فقط)
الحساب المقابل
ضع في هذا الحقل الحساب المقابل للحساب الذي حدّدته في حقل الحساب، ليتم عرض السندات التي تحتوي هذا الحساب في التقرير.
ملاحظة
الحساب المقابل هو الحساب الموجود في جهة المدين في السند إذا كان الحساب الحالي دائناً في السند، وهو الحساب الموجود في جهة الدائن في السند إذا كان الحساب الحالي مديناً في السند، وعند وجود أكثر من حساب مقابل فسوف يُكتب في خانة المذكورين عدد الحسابات المقابلة.
البيان
يحوي، لا يحوي
يمكنك استعراض التقرير لحسابات تتضمن بيانات سنداتها معلومات محدّدة.
إظهار الحقول
اختر من هذه القائمة الحقول التي تريد إظهارها في تقرير دفتر الأستاذ وهذه الحقول هي :
رقم السند - أصل السند - الرصيد السابق - الرصيد النهائي - العملة الأصلية - الحساب المقابل - مركز الكلفة - حقل التدقيق (الذي يتيح للمستخدم تدقيق - مطابقة العمليات المعروضة في التقرير).
خيارات التقرير
من هذا الحقل يتم تحديد بعض الخيارات الخاصة بالتقرير وأهمها:
تصفير الرصيد في بداية المدة
بتفعيل هذا الخيار يظهر رصيد الحساب في بداية المدة صفر.
تجميع الحسابات المكررة في نفس السند
بتفعيل هذا الخيار يتم في التقرير تجميع الحسابات المكررة في السندات, وبذلك يزول التفعيل عن حقل التدقيق.
دمج سندات الأوراق المالية ذات نفس الرقم
في حال تم إجراء عدد من العمليات على نفس الورقة المالية (تحصيل الورقة على أكثر من دفعة مثلاً) فقد ترغب بأن يتم تجميع هذه الدفعات التي تم توليد سندات قيد لها وعرضها معاً. ولعمل هذا يجب تفعيل هذا الخيار, وبذلك فإنك لن تستفيد من حقل التدقيق.
معالجة البيان في حساب الرصيد السابق
عند تحديد شرط لبيانات السندات وتفعيل هذا الخيار, سيتم تطبيق الشرط المحدّد أثناء حساب الرصيد السابق. في حال لم يتم تفعيل هذا الخيار سيتم تطبيق الشرط على الرصيد الحالي.
قراءة القيود غير المرحلة
بتفعيل هذا الخيار يتم عرض القيود غير المرحلة في التقرير.
إظهار الحسابات الفارغة
بتفعيل هذا الخيار يتم إظهار كل الحسابات حتى التي لا حركة لها.
كل حساب على ورقة
عند استعراض التقرير لأكثر من حساب, يُمكّنك هذا الخيار من معاينة وطباعة التقرير لكل حساب على ورقة.
قراءة الأقلام المدققة
بتفعيل هذا الخيار تظهر في التقرير الأقلام التي تم تدقيقها سابقاً.
قراءة الأقلام غير المدققة
بتفعيل هذا الخيار تظهر في التقرير الأقلام التي لم يتم تدقيقها.
إظهار تفقيط الرصيد
بتفعيل هذا الخيار تظهر في نهاية التقرير قيمة الرصيد مكتوبة ومفقّطة.
معاينة
بالنقر على زر معاينة يتم الانتقال إلى نافذة التقرير:
يظهر أعلى النافذة اسم التقرير, وسيظهر أسفل منه مباشرة "قراءة القيود غير المرحلة" في حال تفعيله في خيارات التقرير. ويليه اسم الحساب (في حال تحديد حساب معين) وعلى نفس السطر العملة التي يتم عرض التقرير بها, ثم تاريخ بداية ونهاية التقرير.
يظهر في العمود الأول تاريخ توليد القيد , وفي العمود الثاني يظهر اسم ورمز الحساب ليقابله على نفس السطر مجموع رصيد المدين ومجموع رصيد الدائن لهذا الحساب والرصيد (حاصل تفاضل المجموعين السابقين). يظهر تحت اسم الحساب في العمود الثاني بيانات القيود المتولدة لهذا الحساب, وفي العمودين التاليين قيمة القيد المدين أو الدائن. ثم في العمود التالي يظهر رصيد الحساب بتاريخ تحرير هذا القيد.
وفي حال تفعيل حقول أخرى ستظهر لها أعمدة مثل عمود "العملة الأصلية" ويظهر فيه العملة التي تم استخدامها في الفاتورة الأصلية, وعمود "رقم" يظهر فيه رقم السند المتولد, وعمود "المستند" يظهر فيه أصل السند (فاتورة بيع, شراء, سند قبض...) ورقمه. وعمود يظهر فيه الحساب المقابل المدون في السند. وعمود مركز الكلفة يظهر فيه مركز الكلفة المحدّد في أصل السند, وأخيراً عمود التدقيق حيث يمكن بالنقر على الخانات الصغيرة فيه وضع إشارة عند الرصيد المدقق.
بالنقر على اسم حساب في نافذة التقرير بالزر الأيمن للفأرة تظهر قائمة يمكن بواسطتها الحصول على ميزان المراجعة وبطاقة الحساب ودفتر أستاذ هذا الحساب. وعند النقر على قيد معين بالزر الأيمن للفأرة تظهر قائمة منسدلة يمكن بواسطتها عرض القيد وعرض السند/الفاتورة بالإضافة إلى الحصول على ميزان المراجعة وبطاقة الحساب ودفتر أستاذ هذا الحساب.