شرح حسابات المستخدمين في برنامج الأمين للمحاسبة
يتمتع برنامج الأمين للمحاسبة بإمكانية إضافة العديد من المستخدمين وتخصيص صلاحيات محددة لكل مستخدم، يحيث يستطيع كل مستخدم أن يرى أو يعدّل البيانات ضمن البرنامج وفق الحدود التي يضعها لها مسئول النظام، وبذلك يمكن تنظيم عمل المحاسبين والإداريين على البرنامج بشكل كامل.
يمكن الوصول إلى إدارة المستخدمين من قائمة "أدوات" - "إدارة" - "إدارة المستخدمين"
نلاحظ التبويبات التالية ضمن إدارة المستخدمين:
معلومات عامة
تستخدم هذه الصفحة لإضافة مستخدم جديد أو لتحديد مستخدم موجود مسبقاً لتغير صلاحياته، حيث يمكنك إضافة مستخدم جديد عن طريق كتابة البيانات الخاصة به.
يتم الوصول إليها بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
إظهار الصلاحيات الفعّالة:
إذا كنت قد عرّفت مجموعات للمستخدمين وضممت هذا المستخدم إلى إحدى هذه المجموعات فتستطيع بالنقر على هذا الخيار معرفة الصلاحيات الفعلية لهذا المستخدم بالاعتماد على ما تم تحديده ضمن صلاحيات هذا المستخدم والمجموعة التي يتبع لها.
وفي هذه الحالة ستتمكن من استعراض هذه الصلاحيات دون القدرة على إجراء التعديلات.
الاسم
حدّد في هذه الخانة اسم المستخدم الذي تريد إضافته، أو استخدم أزرار الاستعراض للوصول إلى المستخدم المعرف سابقاً لتعديل بعض صلاحياته.
الاسم والكنية، رقم الهاتف والمؤسسة التي يعمل بها إلى غير ذلك من البيانات الشخصية.
كل الصلاحيات
يمكنك تحديد هذا الخيار إذا أردت أن تمنح المستخدم كافة الصلاحيات على البرنامج، بحيث يصبح هذا المستخدم يملك صلاحيات مدير النظام وهنا لست بحاجة لتحديد أي من الصلاحيات الأخرى حيث لن تظهر أي نوافذ تتيح لك تغير الصلاحيات.
عام
هذه الصفحة تسمح بتحديد نسبة الحسم الأعظمي الذي يستطيع المستخدم منحه للزبائن، وكذلك أدنى قيمة للسعر الذي يمكن أن يبيع به، فإذا حدّد المستخدم سعراً أدنى فإن البرنامج لا يستجيب أما إذا حدّد المستخدم سعراً أعلى من السعر المحدّد فإن البرنامج يقبل القيمة المحدّدة بالفاتورة.
يتم الوصول إليها بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
الحسم الأعظمي
يمكنك تحديد قيمة الحسم الأعظمي الذي يمكن للمستخدم منحه ضمن الفاتورة.
السعر الأدنى
يمكنك تحديد نمط السعر الأدنى، وهو أدنى سعر يمكن للمستخدم إدخاله في الفاتورة، وفي حال أدخل المستخدم سعراً في الفاتورة أدنى من السعر المحدّد في هذا الحقل يقوم البرنامج بتحويله إلى هذا السعر.
بطاقات
عند طلب هذه الصفحة تظهر قائمة بأنماط البطاقات المعرّفة ضمن البرنامج وبجانب كل نمط يوجد درجة السريّة الخاصة بهذه العملية على هذا النمط، لتغير درجة السريّة نتبع ذات الطريقة المتبعة في السندات.
يتم الوصول إليها بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
سندات
تظهر قائمة بأنماط السندات المعرفة ضمن البرنامج وبجانب كل نمط يوجد درجة السريّة الخاصة بهذه العملية على هذا النمط ولتغير درجة السريّة لنمط معين تختار النمط المطلوب ثم نضغط على درجة سريّة العملية المطلوبة بالزر الأيسر للفأرة عندها تظهر قائمة بالمستويات التي تم ذكرها سابقاً وبعد اختيار المستوى المطلوب والضغط على الزر الأيسر للفارة يتغير لون درجة السريّة إلى المستوى المطلوب.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
ملاحظة
إن تحديد مستوى الصلاحية على السندات أو الفواتير يختلف تأثيره عن تحديد مستوى الصلاحية على قراءة الرصيد من حيث أن التقارير التي تظهر رصيد (مجموع حركات) لحساب أو مادة أو زبون تستخدم صلاحية قراءة رصيد حساب أو مادة أو زبون على الترتيب، أما التقارير التي تظهر حركات منفصلة (قيد أو فاتورة) فهي تستند في إظهار تلك الحركة على صلاحية المستخدم على ذلك السند أو الفاتورة.
فواتير
عند طلب هذه الصفحة تظهر قائمة بأنماط الفواتير المعرفة ضمن البرنامج وبجانب كل نمط يوجد درجة السريّة الخاصة بهذه العملية على هذا النمط، ولتغير درجة السريّة نتبع ذات الطريقة المتبعة في السندات.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
ترحيل
إن عملية الترحيل متاحة من أجل السندات والفواتير فقط وهي خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك مستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من ترحيل قيد أو فاتورة تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من ترحيل جميع القيود والفواتير التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له للترحيل أو أدنى منها، ستلاحظ أن المستخدم الذي يملك درجة سريّة معينة على الترحيل يملك نفس درجة السريّة أو أعلى منها على الاستعراض حيث أنه لن يتمكن من الترحيل إذا كان غير قادر على الاستعراض.
توليد قيد
إن عملية توليد القيد متاحة من أجل الفواتير فقط وهي خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك مستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من توليد قيد لفاتورة تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من توليد قيود الفواتير التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له لتوليد القيد أو أدنى منها، ستلاحظ أن المستخدم الذي يملك درجة سريّة معينة على توليد القيود يملك نفس درجة السريّة أو أعلى منها على الاستعراض حيث أنه لن يتمكن من توليد القيود إذا كان غير قادر على الاستعراض.
ترحيل قيد
إن عملية ترحيل القيد متاحة من أجل الفواتير فقط وهي خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك مستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من ترحيل قيد فاتورة تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من ترحيل جميع قيود الفواتير التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له لترحيل القيود أو أدنى منها، ستلاحظ أن المستخدم الذي يملك درجة سريّة معينة على ترحيل القيود يملك نفس درجة السريّة أو أعلى منها على الاستعراض حيث أنه لن يتمكن من ترحيل القيود إذا كان غير قادر على الاستعراض.
تغير سعر
إن عملية تغير سعر متاحة من أجل الفواتير فقط وهي خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك مستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من تغير سعر فاتورة تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من تغير سعر جميع أسعار الفواتير التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له لتغير السعر أو أدنى منها، ستلاحظ أن المستخدم الذي يملك درجة سريّة معينة على تغير سعر يملك نفس درجة السريّة أو أعلى منها على الاستعراض حيث أنه لن يتمكن من تغير السعر إذا كان غير قادر على الاستعراض.
قراءة
إن عملية القراءة متاحة من أجل الأرصدة والأسعار حيث يمكن لمدير النظام منح صلاحية القراءة لمستخدم أو أكثر بحيث يصبح هذا المستخدم قادراًً على قراءة رصيد مادة أو حساب أو سعر موزع لمادة ما مثلاً.
ملاحظة
إن تحديد مستوى الصلاحية على السندات أو الفواتير يختلف تأثيره عن تحديد مستوى الصلاحية على قراءة الرصيد من حيث أن التقارير التي تظهر رصيد (مجموع حركات) لحساب أو مادة أو زبون تستخدم صلاحية قراءة رصيد حساب أو مادة أو زبون على الترتيب، أما التقارير التي تظهر حركات منفصلة (قيد أو فاتورة) فهي تستند في إظهار تلك الحركة على صلاحية المستخدم على ذلك السند أو الفاتورة.
أوراق تجارية
عند طلب هذه الصفحة تظهر قائمة بأنماط الأوراق المالية المعرفة ضمن البرنامج وبجانب كل نمط يوجد درجة السريّة الخاصة بهذه العملية على هذا النمط، ولتغير درجة السريّة نتبع ذات الطريقة المتبعة في السندات.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
تحصيل
إن عملية تحصيل الأوراق المالية خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك المستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من تحصيل ورقة مالية تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من تحصيل جميع الأوراق المالية التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له للتحصيل أو أدنى منها.
تظهير
إن عملية تظهير الأوراق المالية خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك المستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من تظهير ورقة مالية تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من تظهير جميع الأوراق المالية التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له للتظهير أو أدنى منها.
إرجاع إلى الأصل
إن عملية إرجاع الأوراق المالية إلى الأصل خاضعة لدرجة السريّة، وعندما يملك المستخدم درجة سريّة متوسطة مثلاً فإنه لن يتمكن من إرجاع ورقة مالية تحمل درجة سريّة عالية لكنه سيتمكن من إرجاع جميع الأوراق المالية التي لها نفس درجة السريّة الممنوحة له لإرجاعها إلى الأصل أو أدنى منها.
كشوف الحوالات الخارجية:
في هذه الصفحة من صفحات إدارة المستخدمين يتم تحديد الصلاحيات الممنوحة للمستخدمين لإجراء العمليات المختلفة على الأنماط المعرّفة من الحوالات.
لحجب أو إعطاء الصلاحية لأحد المستخدمين على أي من العمليات المتوفرة مثل: الإضافة، أو الاستعراض، أو القبض (أي استلام مبلغ الحوالة من المرسل)، أو الدفع (تسليم مبلغ الحوالة إلى المستلم)، أو الإرجاع (إعادة الحوالة إلى المرسل)، أو تبليغ المستلم عن وصول الحوالة، أو حسم أجور الحوالة، أو وضع أجور إضافية...). قم بتغيير درجة السريّة بالشكل الذي يتناسب وطبيعة عمل كل موظف من الموظفين العاملين عندك.
قراءة
إن عملية القراءة متاحة من أجل الأرصدة والأسعار حيث يمكن لمدير النظام منح صلاحية القراءة لمستخدم أو أكثر بحيث يصبح هذا المستخدم قادراًً على قراءة رصيد مادة أو حساب أو سعر موزع لمادة ما مثلاً.
تظهر قائمة بالأرصدة والأسعار المستخدمة ضمن البرنامج وبجانب كل رصيد أو سعر يوجد درجة السريّة الخاصة بهذه العملية على هذا الرصيد أو السعر، لتغير درجة السريّة نتبع ذات الطريقة المتبعة في السندات.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
ملاحظة
- إن تحديد مستوى الصلاحية على السندات أو الفواتير يختلف تأثيره عن تحديد مستوى الصلاحية على قراءة الرصيد من حيث أن التقارير التي تظهر رصيد (مجموع حركات) لحساب أو مادة أو زبون تستخدم صلاحية قراءة رصيد حساب أو مادة أو زبون على الترتيب، أما التقارير التي تظهر حركات منفصلة (قيد أو فاتورة) فهي تستند في إظهار تلك الحركة على صلاحية المستخدم على ذلك السند أو الفاتورة.
- كما أن المستخدم الذي تحجب عنه صلاحية قراءة رصيد حساب - أو يعطى درجة صلاحية معيّنة، فإنه لن يتمكّن من قراءة أرصدة كافة الحسابات - أو قراءة أرصدة الحسابات ذات مستوى الصلاحية الأعلى - إذا تم إضافتها إلى الحسابات المفضلة على سطح المكتب.
عمليات وتقارير
يتيح البرنامج إمكانية حجب التقارير والعمليات عن المستخدمين حسب صلاحية كل مستخدم، أي أنك تستطيع عدم إظهار تقرير ما ضمن البرنامج لمستخدم لا يملك صلاحية على هذا التقرير كما أنك تستطيع منع مستخدم من القيام بعملية ما كإعادة بناء الملفات مثلاً ما لم يملك صلاحية عليها كبناء الملفات مثلاً.
تظهر قائمة بالعمليات والتقارير المتاحة ضمن البرنامج بحيث يمكنك حجب عملية أو تقرير عن المستخدم عن طريق إلغاء اختيار العملية أو التقرير من القائمة عندها لن يستطيع المستخدم الوصول إلى العملية أو التقرير المحدّد.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
بما أن هذه النافذة ستتضمن الكثير من العمليات والتقارير المختلفة والتي قد يجد المستخدم صعوبة في العثور عليها، فقد زوّدت هذه الصفحة بخانة بحث. حيث يكفي تدوين كلمة معبّرة عن التقرير أو العملية المطلوبة لينتقل المؤشر مباشرة إلى أول نتيجة مشابهة. وللانتقال إلى النتائج الأخرى، اضغط على المفتاح Enter.
قوائم
عند طلب هذه الصفحة تظهر قائمة بأسماء قوائم البرنامج، قم بتفعيل القوائم التي تريد إعطاء صلاحية للمستخدم باستعراضها أثناء عمله.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
فروع
يمكنك الاستفادة من هذه الصفحة من صفحات إدارة المستخدمين في حال تم تفعيل استخدام نظام الفروع، وستستطيع عندها من تحديد الفروع التي يمكن لهذا المستخدم تحرير فواتير أو سندات لها. كما أن تحديد فرع ما ضمن هذه الصفحة يعني بأن لهذا المستخدم الصلاحية على الحسابات والمواد والمستودعات وأنماط الفواتير والسندات..... وغير ذلك من العناصر التي منحت للفرع المحدّد الصلاحية عليها (انظر صلاحيات الفروع).
ستتضمن هذه الصفحة كافة الفروع التي تم تعريفها سابقاً باستخدام بطاقة فرع.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
مجموعات
عند طلب هذه الصفحة تظهر لك صفحة مجموعات المستخدمين المعرفة لديك، وعندها يمكن جعل المستخدم الجديد أو المعرّف سابقاً تابعاً للمجموعة المختارة، وتصبح الصلاحيات الممنوحة للمجموعة المعرّفة هي الصلاحيات الممنوحة له (هذا في حال تم اختيار "يرث" من بين درجات السرية، أما إذا تم اختيار أي درجة سرية أخرى فستطغى على درجة سرية المجموعة التي يتبع لها).
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين.
حسابات الفواتير
تستخدم هذه الصفحة من أجل تحديد حساب كل من المشتريات والمبيعات ومرتجع المشتريات ومرتجع المبيعات …الخ، وذلك من أجل توليد سندات القيد بشكل آلي عند إجراء عمليات بيع أو شراء وفق هذه الحسابات من قبل المستخدم المحدّد أو أي مستخدم في مجموعة محدّدة. وتفيد هذه العملية بتخصيص حساب مبيعات أو مشتريات أو باقي العمليات لكل مستخدم من المستخدمين.
يتم الوصول إلى هذه النافذة بالنقر على الاسم في نافذة إدارة المستخدمين. تتضمن هذه النافذة:
جدول الحسابات
يتكون هذا الجدول من الأعمدة التالية:
نوع الحساب
يحوي هذا العمود جميع أنواع الحسابات التي يشكل كل منها إحدى طرفي سند القيد عندما يتم توليده بشكل تلقائي نتيجة إجراء عمليات بيع أو شراء على هذه المجموعة.
المواد
ضع في كل حقل من حقول هذا العمود اسم الحساب المكافئ لنوع الحساب في حقل نوع الحساب وذلك لكي يصبح طرفاً في سند القيد بدلاً من نوع الحساب.
ملاحظة
في حال لم يتم تحديد أي حساب في هذا الجدول سيتم توليد سندات القيد وفق الحسابات الافتراضية المحدّدة ضمن خصائص هذه الأنماط من الفواتير (انظر أنماط الفواتير - الحسابات الافتراضية).
قمنا بشرح تعريف مادة جديدة في برنامج الأمين للمحاسبة كما شرحنا تقارير الحركة و نظام الفروع في البرنامج، بالإضافة إلى صيانة ملفات البرنامج وإصلاحها.
وقد تطرقنا إلى شرح السندات في برنامج الأمين وكذلك شرحنا إدارة الأنماط في البرنامج فيمكن العودة إليها للإستزادة.
ولمن يود تحميل برنامج الأمين وتثبيته فقد قمنا بشرح ذلك باستفاضة مع تأمين الملفات المطلوبة بالإضافة إلى تثبيت قاعدة البيانات SQL الضرورية لبرنامج الأمين
وإذا رغبت بتحميل كتاب شرح لبرنامج الأمين للمحاسبة فيمكنك ذلك بالذهاب إلى المقال